E-fakturiranje v Belgiji: Kaj se spreminja leta 2026 Vse, kar morajo belgijska podjetja vedeti

Od 1. januarja 2026 morajo vse B2B transakcije med belgijskimi podjetji, registriranimi za DDV, uporabljati strukturirane elektronske račune. PDF računi niso več zadostni.

Če vodiš podjetje v Belgiji — ali poslujete z belgijskimi podjetji — tukaj je, kar moraš vedeti.

Kaj se je spremenilo?

Belgija je uvedla obvezno e-fakturiranje B2B za vse domače transakcije med podjetji, registriranimi za DDV. To pomeni:

• Vsak račun, ki ga pošlješ drugemu belgijskemu podjetju, mora biti strukturiran e-račun
• Vsak račun, ki ga prejmeš od belgijskega podjetja, je zdaj strukturiran e-račun
• PDF računi niso več veljavni kot edini format za B2B račune pri domačih transakcijah

Zakon (objavljen 6. februarja 2024) nalaga en standard: Peppol BIS Billing 3.0 — enak format, ki se uporablja v celotnem evropskem omrežju Peppol.

Koga to vpliva?

Vsa belgijska podjetja, registrirana za DDV, ki opravljajo B2B transakcije. Ni izjem glede na velikost podjetja ali prihodke. Ne glede na to, ali si samostojni podjetnik z nekaj strankami ali velika družba, mandat velja.

To vključuje:

• Samostojne podjetnike (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Mala podjetja (KMO’s / PME’s)
• Velika podjetja
• Vsakogar, registriranega za belgijski DDV, ki opravlja B2B domače

Niso vplivani (še): B2C transakcije (podjetje do potrošnika) in čezmejne transakcije. Vendar bo uredba ViDA EU razširila e-fakturiranje na vse B2B transakcije znotraj EU od julija 2030.

Časovnica

Datum	Kaj se je zgodilo
6. februar 2024	Objavljen zakon
1. januar 2026	Obvezno e-fakturiranje B2B
1. julij 2030	E-fakturiranje B2B po vsej EU (ViDA)

Za razliko od Nemčije (ki ima postopen pristop) je imela Belgija en sam datum začetka brez prehodnega obdobja.

Kaj moraš narediti?

1. Prepričaj se, da lahko prejemaš e-račune

Čeprav si doslej dobro upravljal račune, zdaj prejemaš XML datoteke namesto (ali skupaj z) PDF-ji. Potrebuješ način, kako:

• Odpreti in prebrati XML račune, ki jih prejmeš
• Uvoziti jih v svojo računovodsko programsko opremo (če je primerno)
• Plačati jih na podlagi strukturiranih podatkov

UBL Buddy obravnava prvo in zadnjo točko: odpri katerikoli Peppol račun z dvojnim klikom, poglej vse podrobnosti in plačaj neposredno prek QR kode ali integracije bančne aplikacije.

2. Prepričaj se, da lahko pošiljaš e-račune

Tvoja računovodska ali programska oprema za izdajanje računov mora generirati Peppol BIS Billing 3.0 račune. Preveri s svojim ponudnikom programske opreme — večina večjih belgijskih računovodskih paketov (kot so Exact, Yuki, Billit, Octopus) je dodala podporo za Peppol.

3. Registriraj se za Peppol (priporočljivo)

Imeti Peppol ID drugim podjetjem olajša, da te najdejo in ti pošljejo e-račune prek omrežja. Tvoj ponudnik računovodske programske opreme to lahko običajno uredi.

Ni ti strogo potreben Peppol ID — lahko prejemaš račune tudi kot e-poštne priloge — vendar biti v omrežju vse poenostavi.

V kakšnem formatu so računi?

Belgijski mandat zahteva Peppol BIS Billing 3.0, strukturiran XML format (UBL 2.1). To je enak format, ki se uporablja v celotnem evropskem omrežju Peppol, kar ga naredi združljivega z mednarodnimi trgovinskimi partnerji.

Ko prejmeš enega od teh računov, je to XML datoteka, ki vsebuje vse podatke računa: podrobnosti dobavitelja, postavke, zneske, DDV, plačilne informacije in roke. Zgleda kot koda, ko se odpre v urejevalniku besedil — zato potrebuješ prikazovalnik, kot je UBL Buddy, da ga pravilno prebereš.

Kako se Belgija primerja z drugimi državami?

Belgija je del širšega evropskega vala mandatov za e-fakturiranje:

• Italija — Obvezno od 2019 (pionir v EU)
• Romunija — Obvezno od 2024
• Nemčija — Prejemanje obvezno od januarja 2025, pošiljanje od januarja 2027
• Belgija — Obvezno od januarja 2026
• Poljska — Sistem KSeF od februarja 2026
• Grčija — myDATA od februarja 2026
• Francija — Od septembra 2026 (velika podjetja)

Belgijski pristop je opazen po svoji preprostosti: en datum, en standard (Peppol), brez postopnega uvajanja.

Pogosto zastavljena vprašanja

Ali potrebujem novo programsko opremo?

Ni nujno. Mnogi računovodski paketi že podpirajo Peppol/UBL. Preveri s svojim ponudnikom. Za prikaz računov, ki jih prejmeš, UBL Buddy deluje skupaj s katero koli računovodsko nastavitvijo — samo dvakrat klikni na XML datoteko.

Kaj se zgodi, če še vedno pošiljam samo PDF račune?

PDF računi se ne štejejo več za veljavne kot edini format za domače B2B transakcije. Ti in tvoje stranke se lahko soočite s težavami pri skladnosti. Prepričaj se, da tvoja programska oprema za izdajanje računov lahko ustvari strukturirane e-račune.

Ali lahko še vedno prejemam PDF račune od tujih dobaviteljev?

Ja. Belgijski mandat velja samo za domače B2B transakcije. Računi dobaviteljev iz drugih držav sledijo pravilom njihovih držav.

Sem samostojni podjetnik. Ali to velja zame?

Ja, če si registriran za DDV in izdajaš račune drugim podjetjem v Belgiji. Ni izjeme za mala podjetja.

Kaj pa dobropisi?

Dobropisi sledijo istim pravilom. Tudi ti morajo biti poslani kot strukturirani elektronski dokumenti.

Prejel sem XML račun in ga ne morem odpreti. Kaj naj naredim?

Prenesi UBL Buddy iz Mac App Store (brezplačno). Dvakrat klikni na XML datoteko in videl boš čist, berljiv račun z vsemi podrobnostmi. Deluje tudi na iPhone in iPad.