XML rēķins saņemts pa e-pastu — ko darīt? No panikas līdz samaksai trīs soļos

Jūsu iesūtnē ir jauns e-pasta ziņojums. Piegādātājs sūta rēķinu, bet PDF vietā ir pievienots XML fails. Jūs to atverat un redzat tikai kodu. Nav summu, nav pārskatāmas izkārtojuma — tikai leņķveida iekavas un tehniski termini.

Neuztraucieties. Jūs neesat viens pats, un to ir vieglāk atrisināt, nekā domājat.

Kāpēc pēkšņi saņemat XML rēķinu?

Īsumā: Eiropa pāriet uz elektronisku rēķinu izrakstīšanu. PDF vietā, ko izdrukājat vai apstrādājat manuāli, uzņēmumi ir spiesti sūtīt strukturētus e-rēķinus — XML failus, ko programmatūra var lasīt automātiski.

Tas nav jūsu piegādātāja izvēle, lai padarītu jūsu dzīvi grūtāku. Tā ir likumdošana:

• Beļģija — B2B e-rēķini obligāti no 2026. gada janvāra
• Vācija — E-rēķinu saņemšana obligāta kopš 2025. gada janvāra
• Francija — Obligāti no 2026. gada septembra
• Polija — KSeF sistēma obligāta no 2026. gada februāra
• Itālija — Jau obligāti kopš 2019. gada
• Latvija — Obligāti B2B e-rēķini kopš 2025. gada janvāra

Un saraksts aug. ES padara e-rēķinus obligātus visiem B2B darījumiem ES iekšienē no 2030. gada (ViDA regula).

Tātad tas XML pielikums jūsu e-pastā? Tā ir rēķinu izrakstīšanas nākotne. Un jūs saņemsiet arvien vairāk to.

Kas īsti ir tajā XML failā?

Viss, kas ir parastā rēķinā — bet formātā, ko var lasīt datori:

• Rēķina numurs un datums
• Piegādātāja informācija (nosaukums, adrese, PVN numurs)
• Rēķina pozīcijas (produkti/pakalpojumi, daudzums, cena)
• Kopējā summa un PVN
• Maksājuma informācija (IBAN, termiņš)

Kad jūs atverat failu teksta redaktorā, redzat šo:

<cbc:ID>FACT-2026-0472</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-02-20</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-03-20</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cbc:Name>Jansen & Partners BV</cbc:Name>
    ...

Visa informācija ir tur. Problēma ir tā, ka jūs nevarat to lasīt bez pareizā rīka.

Kā atvērt XML rēķinu no e-pasta

Jums ir trīs iespējas, no ātras līdz ideālai:

1. iespēja: Augšupielādēt tīmekļa skatītājā

Saglabājiet pielikumu un augšupielādējiet failu tiešsaistes skatītājā. Tad jūs redzēsiet lasāmu rēķinu savā pārlūkprogrammā.

Trūkums: Jūs sūtāt savu rēķina informāciju — piegādātāja nosaukumu, summas, IBAN — uz kāda cita serveri. Nav ideāli konfidenciāliem biznesa dokumentiem.

2. iespēja: Importēt grāmatvedības programmatūrā

Ja jūsu grāmatvedības programmatūra atbalsta UBL vai Peppol importu, jūs varat importēt XML failu tieši.

Trūkums: Ne visas pakotnes to atbalsta. Un dažreiz jūs vienkārši vēlaties apskatīt rēķinu — pārbaudīt summu, verificēt piegādātāja informāciju — neuzreiz to grāmatojot.

3. iespēja: Atvērt ar UBL Buddy

UBL Buddy padara XML rēķinus tikpat vieglus atvērt kā PDF. Saglabājiet pielikumu, veiciet dubultklikšķi, un redzēsiet pārskatāmu rēķinu.

Kā tas darbojas:

1. Saglabājiet XML pielikumu no sava e-pasta
2. Atveriet failu ar UBL Buddy (vai veiciet dubultklikšķi — UBL Buddy automātiski kļūst par jūsu noklusējuma XML rēķinu skatītāju)
3. Apskatiet rēķinu: piegādātājs, summas, pozīcijas, maksājuma informācija

Uz iPhone vai iPad: Pieskarieties XML pielikumam savā e-pastā → izvēlieties “Atvērt ar UBL Buddy” → skatiet rēķinu uzreiz.

Kāpēc šī ir labākā iespēja:

• Darbojas bezsaistē — Jūsu rēķina dati paliek jūsu ierīcē. Nekas netiek augšupielādēts.
• Tūlītējs — Nav pārlūkprogrammas, nav konta, nav reģistrācijas.
• Maksājiet uzreiz — Skenējiet QR kodu vai pieskarieties, lai atvērtu bankas lietotni ar iepriekš aizpildītiem maksājuma datiem (Pro funkcija).
• Saglabājiet pielikumus — Ja e-rēķinā ir PDF vai Excel, jūs varat to saglabāt tieši (Pro funkcija).

Bezmaksas izmantošanai rēķinu atvēršanai un skatīšanai. Pro (€14,99/gadā) pievieno maksājumu funkcijas un pielikumus.

Vai jums ir jāziņo kaut kas piegādātājam?

Nē. XML rēķins ir parasts rēķins — tikai citā formātā. Jums nav jādara nekas īpašs, izņemot:

1. Skatīšana — Pārbaudiet, vai informācija ir pareiza
2. Samaksa — Pirms termiņa, tāpat kā jebkuru citu rēķinu
3. Saglabāšana — Savai grāmatvedībai (pats XML fails ir jūsu rēķins)

Jūsu piegādātājs negaida apstiprinājumu, ka jūs varējāt atvērt failu. Vienkārši samaksāt ir pietiekami.

Ko darīt, ja nevarat atvērt failu?

Dažas bieži sastopamas problēmas:

“Fails atveras kā teksts/kods”

Jūsu Mac vai PC pēc noklusējuma atver XML failus teksta redaktorā. Instalējiet UBL Buddy un iestatiet to kā noklusējuma lietotni XML rēķinu failiem. Pēc tam dubultklikšķis tieši atvers rēķinu.

”Es neko neredzu, kad atveru pielikumu”

Dažas e-pasta lietotnes rāda XML failus kā tukšus pielikumus. Vispirms saglabājiet failu savā ierīcē un pēc tam atveriet to.

”Failam ir nosaukums ar .xml, bet arī ar citiem paplašinājumiem”

Dažreiz piegādātāji sūta rēķinus ar paplašinājumiem kā .ubl, .peppol vai .xml. Tie visi ir XML faili. UBL Buddy tos atpazīst automātiski.

”Mans Mac saka, ka fails nevar tikt atvērts”

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila → “Atvērt ar” → izvēlieties UBL Buddy. Ja jums vēl nav UBL Buddy: lejupielādējiet to bez maksas no Mac App Store.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai ir droši atvērt XML pielikumu?

Jā. XML faili ir vienkārši teksta dati — nav izpildāmu failu. Tie nevar saturēt vīrusus vai ļaunprātīgu programmatūru. Tie vienkārši ir strukturēti rēķina dati.

Vai varu pārvērst XML failu PDF formātā?

To var izdarīt ar dažiem rīkiem, bet tas reti ir nepieciešams. XML fails ir jūsu rēķins — tas ir oficiālais dokuments. Ja vēlaties lasāmu versiju, atveriet to ar UBL Buddy un eventuāli izveidojiet ekrānuzņēmumu vai izdrukājiet.

Vai man ir jāsaglabā gan XML, gan PDF?

Ja jūsu piegādātājs sūta abus: saglabājiet XML failu. Tas ir juridiski derīgs dokuments valstīs ar e-rēķinu obligātumu. PDF ir tikai vizuāla reprezentācija.

Es izmantoju Windows — ko darīt?

UBL Buddy pašlaik ir pieejams Mac, iPhone un iPad. Windows versija ir plānota. Līdz tam jūs varat izmantot tīmekļa skatītājus, lai atvērtu XML failu.

Vai visi mani rēķini drīz būs XML formātā?

Arvien vairāk, jā. Tā kā ES valstis padara e-rēķinus obligātus, tas pāriet no “reizēm XML pielikums” uz “lielākā daļa rēķinu XML formātā”. Ir gudri jau tagad izveidot labu darba plūsmu.