E-fakturering i Belgien: Vad som ändras 2026 Allt belgiska företag behöver veta

Sedan 1 januari 2026 måste alla B2B-transaktioner mellan belgiska momsregistrerade företag använda strukturerade elektroniska fakturor. PDF-fakturor är inte längre tillräckliga.

Om du driver ett företag i Belgien — eller gör affärer med belgiska företag — här är vad du behöver veta.

Vad ändrades?

Belgien gjorde B2B e-fakturering obligatorisk för alla inhemska transaktioner mellan momsregistrerade företag. Detta innebär:

• Varje faktura du skickar till ett annat belgiskt företag måste vara en strukturerad e-faktura
• Varje faktura du tar emot från ett belgiskt företag är nu en strukturerad e-faktura
• PDF-fakturor är inte längre giltiga som enda format för B2B-fakturor i inhemska transaktioner

Lagen (publicerad 6 februari 2024) föreskriver en standard: Peppol BIS Billing 3.0 — samma format som används i hela det europeiska Peppol-nätverket.

Vem berörs?

Alla belgiska företag som är registrerade för moms och som gör B2B-transaktioner. Det finns inga undantag baserat på företagsstorlek eller intäkter. Oavsett om du är frilansare med några få kunder eller ett stort företag gäller mandatet.

Detta inkluderar:

• Enskilda näringsidkare (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Småföretag (KMO’s / PME’s)
• Stora företag
• Alla som är registrerade för belgisk moms och gör B2B inhemskt

Inte berörda (ännu): B2C-transaktioner (företag till konsument) och gränsöverskridande transaktioner. EU:s ViDA-förordning kommer dock att utvidga e-fakturering till alla B2B-transaktioner inom EU från juli 2030.

Tidslinjen

Datum	Vad hände
6 februari 2024	Lag publicerad
1 januari 2026	B2B e-fakturering obligatorisk
1 juli 2030	EU-omfattande B2B e-fakturering inom EU (ViDA)

Till skillnad från Tyskland (som har en stegvis strategi) hade Belgien ett enda startdatum utan övergångsperiod.

Vad behöver du göra?

1. Se till att du kan ta emot e-fakturor

Även om du har hanterat fakturor bra hittills tar du nu emot XML-filer istället för (eller tillsammans med) PDF-filer. Du behöver ett sätt att:

• Öppna och läsa de XML-fakturor du tar emot
• Importera dem till din bokföringsprogramvara (om tillämpligt)
• Betala dem baserat på den strukturerade datan

UBL Buddy hanterar den första och sista punkten: öppna vilken Peppol-faktura som helst med ett dubbelklick, se alla detaljer och betala direkt via QR-kod eller bankappintegration.

2. Se till att du kan skicka e-fakturor

Din bokförings- eller faktureringsprogramvara måste generera Peppol BIS Billing 3.0-fakturor. Kontrollera med din programvaruleverantör — de flesta större belgiska bokföringspaket (som Exact, Yuki, Billit, Octopus) har lagt till Peppol-stöd.

3. Registrera dig för Peppol (rekommenderas)

Att ha ett Peppol-ID gör det enklare för andra företag att hitta dig och skicka e-fakturor till dig genom nätverket. Din bokföringsprogramvaruleverantör kan vanligtvis ordna detta.

Du behöver inte strikt ett Peppol-ID — du kan också ta emot fakturor som e-postbilagor — men att vara i nätverket effektiviserar allt.

Vilket format har fakturorna?

Det belgiska mandatet kräver Peppol BIS Billing 3.0, ett strukturerat XML-format (UBL 2.1). Detta är samma format som används i hela det europeiska Peppol-nätverket, vilket gör det kompatibelt med internationella handelspartners.

När du tar emot en av dessa fakturor är det en XML-fil som innehåller all fakturadata: leverantörsdetaljer, radartiklar, belopp, moms, betalningsinformation och förfallodatum. Det ser ut som kod när det öppnas i en textredigerare — vilket är anledningen till att du behöver en visare som UBL Buddy för att läsa det ordentligt.

Hur jämförs Belgien med andra länder?

Belgien är en del av en bredare europeisk våg av e-faktureringsmandat:

• Italien — Obligatorisk sedan 2019 (pionjär i EU)
• Rumänien — Obligatorisk sedan 2024
• Tyskland — Mottagning obligatorisk sedan januari 2025, sändning från januari 2027
• Belgien — Obligatorisk sedan januari 2026
• Polen — KSeF-system från februari 2026
• Grekland — myDATA från februari 2026
• Frankrike — Från september 2026 (stora företag)

Belgiens strategi är anmärkningsvärd för sin enkelhet: ett datum, en standard (Peppol), ingen stegvis utrullning.

Vanliga frågor

Behöver jag ny programvara?

Inte nödvändigtvis. Många bokföringspaket stöder redan Peppol/UBL. Kontrollera med din leverantör. För att visa fakturor du tar emot fungerar UBL Buddy tillsammans med vilken bokföringskonfiguration som helst — dubbelklicka bara på en XML-fil.

Vad händer om jag fortfarande skickar endast PDF-fakturor?

PDF-fakturor betraktas inte längre som giltiga som enda format för inhemska B2B-transaktioner. Du och dina kunder kan möta efterlevnadsproblem. Se till att din faktureringsprogramvara kan generera strukturerade e-fakturor.

Kan jag fortfarande ta emot PDF-fakturor från utländska leverantörer?

Ja. Det belgiska mandatet gäller endast inhemska B2B-transaktioner. Fakturor från leverantörer i andra länder följer reglerna i deras respektive länder.

Jag är frilansare. Gäller detta mig?

Ja, om du är momsregistrerad och fakturerar andra företag i Belgien. Det finns inget undantag för småföretag.

Vad gäller för kreditfakturor?

Kreditfakturor följer samma regler. De måste också skickas som strukturerade elektroniska dokument.

Jag fick en XML-faktura och kan inte öppna den. Vad gör jag?

Ladda ner UBL Buddy från Mac App Store (gratis). Dubbelklicka på XML-filen så ser du en ren, läsbar faktura med alla detaljer. Den fungerar också på iPhone och iPad.