Fatura XML recebida por email — e agora? Do pânico ao pagamento em três passos

Há um novo email na sua caixa de entrada. Um fornecedor envia uma fatura, mas em vez do PDF habitual há um ficheiro XML anexado. Abre-o e só vê código. Sem valores, sem layout claro — apenas parênteses angulares e termos técnicos.

Sem pânico. Não é o único, e é mais fácil de resolver do que pensa.

Porque recebe de repente uma fatura XML?

Resumindo: a Europa está a mudar para a faturação eletrónica. Em vez de PDFs que imprime ou processa manualmente, as empresas são obrigadas a enviar faturas eletrónicas estruturadas — ficheiros XML que o software pode ler automaticamente.

Não é uma escolha do seu fornecedor para lhe complicar a vida. É legislação:

• Itália — Faturação eletrónica B2B obrigatória desde 2019 (sistema FatturaPA/SdI)
• Alemanha — Receção de faturas eletrónicas obrigatória desde janeiro de 2025
• França — Obrigatória desde setembro de 2026
• Polónia — Sistema KSeF obrigatório desde fevereiro de 2026
• Bélgica — Faturação eletrónica B2B desde janeiro de 2026
• Portugal — Faturação eletrónica B2G já obrigatória

E a lista continua a crescer. A UE está a tornar a faturação eletrónica obrigatória para todas as transações B2B dentro da UE desde 2030 (regulamento ViDA).

Portanto esse anexo XML no seu email? É o futuro da faturação. E vai receber cada vez mais.

O que há realmente nesse ficheiro XML?

Tudo o que encontraria numa fatura normal — mas num formato que os computadores podem ler:

• Número de fatura e data
• Dados do fornecedor (nome, morada, NIF)
• Linhas de fatura (produtos/serviços, quantidade, preço)
• Valor total e IVA
• Informação de pagamento (IBAN, data de vencimento)

Se abrir o ficheiro num editor de texto vê isto:

<cbc:ID>FACT-2026-0472</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-02-20</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-03-20</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cbc:Name>Silva & Associados Lda</cbc:Name>
    ...

Toda a informação está lá. O problema é que não consegue ler sem a ferramenta certa.

Como abrir uma fatura XML do seu email

Tem três opções, de rápida a ideal:

Opção 1: Enviar para um visualizador web

Guarde o anexo e envie o ficheiro para um visualizador online. Verá uma fatura legível no seu navegador.

Desvantagem: Envia os dados da sua fatura — nome do fornecedor, valores, IBAN — para o servidor de outra pessoa. Não ideal para documentos empresariais confidenciais.

Opção 2: Importar no seu software de contabilidade

Se o seu software de contabilidade suporta importação UBL ou Peppol, pode importar o ficheiro XML diretamente.

Desvantagem: Nem todos os pacotes o suportam. E às vezes só quer ver a fatura — verificar o valor, confirmar os dados do fornecedor — sem a registar imediatamente.

Opção 3: Abrir com UBL Buddy

UBL Buddy torna as faturas XML tão fáceis de abrir como PDFs. Guarde o anexo, faça duplo clique e verá uma fatura clara.

Como funciona:

1. Guarde o anexo XML do seu email
2. Abra o ficheiro com UBL Buddy (ou faça duplo clique — UBL Buddy torna-se automaticamente o seu visualizador de faturas XML predefinido)
3. Visualize a fatura: fornecedor, valores, linhas de produto, informação de pagamento

No iPhone ou iPad: Toque no anexo XML no seu email → escolha “Abrir com UBL Buddy” → visualize a fatura diretamente.

Porque esta é a melhor opção:

• Funciona offline — Os dados da sua fatura permanecem no seu dispositivo. Nada é enviado.
• Imediato — Sem navegador, sem conta, sem registo.
• Pague instantaneamente — Digitalize o código QR ou toque para abrir a sua aplicação bancária com os dados de pagamento pré-preenchidos (funcionalidade Pro).
• Guardar anexos — Se houver um PDF ou Excel na fatura eletrónica, pode guardá-lo diretamente (funcionalidade Pro).

Gratuito para abrir e visualizar faturas. Pro (€14,99/ano) adiciona funcionalidades de pagamento e anexos.

Tem de comunicar algo ao seu fornecedor?

Não. Uma fatura XML é uma fatura normal — apenas num formato diferente. Não tem de fazer nada de especial exceto:

1. Visualizar — Verificar que os dados estão corretos
2. Pagar — Antes do vencimento, como qualquer outra fatura
3. Guardar — Para a sua administração (o ficheiro XML em si é a sua fatura)

O seu fornecedor não espera confirmação de que conseguiu abrir o ficheiro. Simplesmente pagar é suficiente.

E se não conseguir abrir o ficheiro?

Alguns problemas comuns:

“O ficheiro abre como texto/código”

O seu Mac ou PC abre ficheiros XML por defeito num editor de texto. Instale UBL Buddy e configure-o como aplicação predefinida para ficheiros de faturas XML. Depois, um duplo clique abrirá diretamente a fatura.

”Não vejo nada quando abro o anexo”

Algumas aplicações de email mostram ficheiros XML como anexos vazios. Primeiro guarde o ficheiro no seu dispositivo e depois abra-o.

”O ficheiro chama-se algo com .xml mas também com outras extensões”

Às vezes os fornecedores enviam faturas com extensões como .ubl, .peppol ou .xml. São todos ficheiros XML. UBL Buddy reconhece-os automaticamente.

”O meu Mac diz que o ficheiro não pode ser aberto”

Clique com o botão direito no ficheiro → “Abrir com” → escolha UBL Buddy. Se ainda não tem UBL Buddy: descarregue-o gratuitamente da Mac App Store.

Perguntas frequentes

É seguro abrir um anexo XML?

Sim. Os ficheiros XML são dados de texto simples — não ficheiros executáveis. Não podem conter vírus ou malware. São simplesmente dados de fatura estruturados.

Posso converter o ficheiro XML em PDF?

É possível com algumas ferramentas, mas raramente é necessário. O ficheiro XML é a sua fatura — é o documento oficial. Se quiser uma versão legível, abra-o com UBL Buddy e eventualmente faça uma captura de ecrã ou imprima.

Devo guardar tanto XML como PDF?

Se o seu fornecedor envia ambos: guarde o ficheiro XML. Este é o documento legalmente válido em países com obrigações de faturação eletrónica. O PDF é apenas uma representação visual.

Uso Windows — e agora?

UBL Buddy está atualmente disponível para Mac, iPhone e iPad. Uma versão Windows está planeada. Entretanto pode usar visualizadores web para abrir o ficheiro XML.

Todas as minhas faturas vão chegar em XML?

Cada vez mais, sim. À medida que os países da UE tornam obrigatória a faturação eletrónica, passa-se de “ocasionalmente um anexo XML” a “a maioria das faturas em formato XML”. É inteligente ter já um bom fluxo de trabalho.