Como enviar uma fatura Peppol O que é mesmo preciso para começar a faturar pela rede Peppol

Em resumo: Para enviar uma fatura Peppol precisa de três coisas: (1) um Peppol ID, (2) um access point que o ligue à rede e (3) software de contabilidade que produza um ficheiro UBL/Peppol BIS 3.0 válido. A boa notícia: se já usa software de contabilidade moderno, provavelmente tem os três com um só clique — só precisa de o ativar. Este guia explica o que cada peça faz e como começar.

Já ouviu dizer que devia enviar faturas via Peppol, sobretudo com os mandatos nacionais a entrarem em vigor pela UE em 2026 e 2027. Mas a documentação tende a assumir que já compreende access points, identificadores, perfis BIS e validação. Esta é a versão que não assume nada.

As três coisas de que precisa

1. Um Peppol ID (o seu endereço na rede)

Um Peppol ID é o seu endereço único na rede Peppol — como um endereço de e-mail, mas para faturas. Baseia-se tipicamente no código do país mais um identificador reconhecido:

• Na maior parte dos países da UE: código do país + NIF (ex.: 0208:BE0123456789 para uma empresa belga)
• Na Alemanha: NIF ou o Leitweg-ID para B2G
• Noutras regiões: números de empresa específicos do país

Normalmente não o gera você — o seu access point atribui-lho e regista-o (mais à frente).

O importante: uma vez registado, o seu Peppol ID é publicado num diretório para que outras empresas o encontrem e lhe enviem faturas. A receção funciona automaticamente assim que estiver registado.

2. Um access point (o seu portal de entrada na rede)

Um access point é um prestador de serviços ligado à rede Peppol. Pense nisso como um servidor de e-mail: não se liga diretamente “à rede de e-mail”, liga-se a um fornecedor (Gmail, Outlook, o seu próprio servidor) que comunica com o resto da rede.

O mesmo com o Peppol: liga-se a um access point, e o access point trata de toda a parte técnica — transporte seguro, validação, certificados, pesquisa de destinatários no diretório.

Na prática, o seu access point é uma de duas opções:

Opção A — O seu software de contabilidade é também um access point. Muitas ferramentas modernas de contabilidade (Xero, Moneybird, Yuki, Exact, certos produtos Sage, etc.) são elas próprias access points certificados Peppol. Ativa o Peppol nas definições e está feito. Sem contrato adicional.

Opção B — Um fornecedor independente de access point. Se o seu software de contabilidade não for certificado Peppol, liga-se a um access point externo (Storecove, Pagero, Tradeshift, Babelway, Comarch, Unifiedpost e muitos fornecedores específicos de cada país). Estes cobram tipicamente uma pequena taxa por documento ou uma assinatura mensal.

3. Software que produza UBL válido

Enviar via Peppol significa enviar uma fatura Peppol BIS Billing 3.0 — um formato UBL XML rigorosamente especificado. Tem de validar contra regras de esquema: códigos de IVA corretos, códigos ISO de moeda, campos obrigatórios, repartições fiscais estruturadas.

Mais uma vez, o software de contabilidade moderno faz isto por si. Preenche a fatura como sempre fez e, nos bastidores, o sistema produz UBL conforme.

Se é programador a construir isto por si: a especificação Peppol BIS Billing 3.0, regras de validação e ficheiros de exemplo são todos públicos em docs.peppol.eu.

Passo a passo: enviar a sua primeira fatura Peppol

Este é o fluxo típico para uma pequena empresa ou trabalhador independente que use software de contabilidade moderno.

1. Verifique se o seu software de contabilidade suporta Peppol. Procure no centro de ajuda por “Peppol” ou “faturação eletrónica” — a maioria das ferramentas tem uma página de definições para isso. Se sim, continue. Se não, veja a secção access point independente abaixo.

2. Ative o Peppol nas definições. Normalmente significa confirmar o NIF e aceitar termos. A sua ferramenta de contabilidade regista o Peppol ID por si.

3. Aguarde a confirmação. O registo pode demorar de minutos a alguns dias úteis, dependendo do fornecedor. Uma vez registado, pode tanto enviar como receber faturas Peppol.

4. Crie uma fatura como faria normalmente. Dados do cliente, linhas, IVA — o mesmo fluxo de trabalho.

5. Procure uma opção Peppol no momento de enviar. Surge frequentemente como botão ou interruptor: “Enviar via Peppol”, “Usar faturação eletrónica”, “Enviar como fatura eletrónica”. O sistema procura automaticamente o Peppol ID do seu cliente no diretório — se estiver registado, a fatura vai pela rede. Se não estiver, o software recorre ao envio por e-mail com o UBL em anexo.

6. Verifique o estado da entrega. O Peppol devolve confirmações de entrega. O seu software de contabilidade deve mostrar a fatura como entregue assim que o access point do destinatário confirmar.

É isto. Da perspetiva do utilizador, não é diferente de enviar um PDF por e-mail, exceto que o sistema de contabilidade do destinatário a importa automaticamente sem ninguém ter de redigitar números.

E se o meu software não estiver pronto para Peppol?

Dois caminhos.

Mudar de software. Se é uma pequena empresa que fatura algumas vezes por mês, mudar para uma ferramenta de contabilidade moderna é normalmente a solução mais simples. A maioria das ferramentas populares no seu país é certificada Peppol.

Usar um access point independente. Se mudar não é opção, serviços como Storecove, Pagero ou fornecedores específicos do país oferecem-lhe um portal Peppol com acesso por API ou um simples upload web. Produz ficheiros UBL na sua ferramenta atual e o access point trata da entrega. Os custos variam tipicamente entre 0,10 € e 1 € por documento, consoante o volume.

Perguntas frequentes

Tenho de estar na UE para enviar faturas Peppol?

Não. O Peppol nasceu na Europa, mas usa-se hoje na Austrália, Singapura, Japão, Nova Zelândia e em pilotos nos EUA. Desde que o seu país tenha uma autoridade Peppol e o destinatário esteja registado, funciona internacionalmente.

Preciso de um Peppol ID separado para cada país onde tenha negócios?

Não. Um Peppol ID por entidade legal. O catálogo de endereços é global — qualquer pessoa no Peppol em qualquer parte do mundo o pode encontrar.

Posso enviar uma fatura Peppol gratuitamente?

Se o seu software de contabilidade é em si um access point Peppol e o inclui na assinatura, sim — normalmente sem taxa por fatura. Se usar um access point independente, conte com uma pequena taxa por documento ou mensal.

E se o meu cliente não estiver no Peppol?

As ferramentas de contabilidade modernas costumam recorrer ao envio por e-mail com o UBL em anexo neste caso. O seu cliente continua a receber um ficheiro UBL válido — só o recebe como anexo de e-mail em vez de diretamente no software de contabilidade. Pode abri-lo com um visualizador como o UBL Buddy no Mac.

Posso enviar faturas em PDF e UBL ao mesmo tempo?

Sim — e é boa ideia durante a transição. A maioria das ferramentas de contabilidade pode anexar uma versão PDF à mensagem Peppol, para que os humanos vejam algo familiar e as máquinas leiam o XML estruturado. Formatos híbridos como o ZUGFeRD funcionam da mesma forma.

Qual é a diferença entre Peppol e enviar simplesmente um ficheiro UBL por e-mail?

Um ficheiro UBL enviado em anexo continua a ser dados de faturação eletrónica válidos — o destinatário pode importá-lo. O Peppol acrescenta: pesquisa automática do destinatário, transporte seguro com confirmações de entrega, validação de esquema antes do envio e entrega direta no sistema de contabilidade do destinatário sem arquivamento manual. Para mandatos nacionais como o da Bélgica 2026, o canal de rede em si faz parte da exigência legal, não apenas o formato.

O que é uma autoridade Peppol?

Cada país tem uma autoridade Peppol designada — o organismo que aprova access points, gere o diretório e alinha o país com a governança da OpenPeppol. Em Portugal, este papel é assumido no contexto da AT e do projeto SAF-T PT; na Bélgica é a FOD BOSA; nos Países Baixos é a NPa; na Alemanha é o KoSIT. Para a maioria dos utilizadores isto é invisível — só lida com o seu access point.

Leitura adicional

• O que é uma fatura Peppol? — a norma, a rede e o formato
• Peppol vs UBL: qual é a diferença? — clarificar a terminologia
• Faturação eletrónica por país — quando tem de estar preparado para Peppol?
• Faturação eletrónica na Bélgica 2026 — o prazo concreto mais próximo na UE