Wat is een Peppol-factuur? En hoe open je er een

Je krijgt een factuur van een leverancier. Maar in plaats van een PDF is het een XML-bestand. Je dubbelklikt erop en ziet alleen een muur van code. Herkenbaar?

Dat XML-bestand is hoogstwaarschijnlijk een Peppol-factuur — en je gaat er de komende jaren steeds meer ontvangen.

Wat is een Peppol-factuur precies?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden gebruiken om elektronische documenten uit te wisselen — facturen, orders en meer.

Een Peppol-factuur is een gestructureerd XML-bestand dat voldoet aan de BIS Billing 3.0 standaard. Het bevat alle informatie die je verwacht op een gewone factuur: leveranciersgegevens, factuurregels, bedragen, btw, betaalinformatie en de vervaldatum. Het verschil is dat de data zo gestructureerd is dat computers het automatisch kunnen lezen en verwerken.

Je kunt deze facturen ook tegenkomen onder andere namen:

• e-facturen (de brede term)
• UBL-facturen (het technische formaat dat de meeste Peppol-facturen gebruiken)
• BIS Billing-facturen (de specifieke standaard)
• XML-facturen (verwijzend naar het bestandsformaat)

Het is allemaal hetzelfde: een machineleesbare factuur in XML-formaat, verstuurd via het Peppol-netwerk of direct als bestand.

Wat is het verschil tussen een Peppol-factuur en een PDF?

Een PDF-factuur is ontworpen voor menselijke ogen. Je opent hem, leest hem, en typt de betaalgegevens handmatig over in je bank-app. Als je boekhoudsoftware gebruikt, moet iemand de gegevens handmatig invoeren — of een foutgevoelige OCR-scan gebruiken.

Een Peppol-factuur is ontworpen voor zowel mensen als machines. De data is gestructureerd, zodat je boekhoudsoftware de factuur automatisch kan importeren. Geen overtypen, geen scannen, geen fouten door verkeerd gelezen cijfers.

	PDF-factuur	Peppol-factuur
Formaat	Visueel document	Gestructureerde XML-data
Verwerking	Handmatige invoer of OCR	Automatische import
Betaalinfo	IBAN kopiëren/plakken	Machineleesbaar, klaar om te betalen
Validatie	Geen	Ingebouwd (correcte btw-nummers, bedragen)
Foutkans	Hoog (handmatige invoer)	Vrijwel nul (gestructureerde data)
EU-compliant	Niet voor B2B-verplichtingen	Ja

Het nadeel? Je kunt een XML-bestand niet zomaar openen en lezen zoals een PDF. En daar begint de frustratie voor de meeste ondernemers.

Waarom worden Peppol-facturen verplicht?

De Europese Unie zet hard in op e-facturatie. De redenen zijn eenvoudig:

Minder fraude. Gestructureerde facturen met gevalideerde data zijn veel moeilijker te vervalsen dan PDF’s die iedereen kan bewerken.

Lagere administratiekosten. Als facturen automatisch verwerkt worden, besteden bedrijven minder tijd aan handmatige data-invoer. De Europese Commissie schat dat e-facturatie bedrijven €6 tot €8 per factuur bespaart.

Makkelijker grensoverschrijdend zakendoen. Één standaard voor heel Europa betekent dat een Duits bedrijf een factuur kan sturen naar een Portugese leverancier in exact hetzelfde formaat. Geen gedoe meer met het converteren tussen lokale standaarden.

Welke landen hebben e-facturatie al verplicht?

Meerdere EU-landen hebben de overstap al gemaakt:

• Italië — B2B e-facturatie verplicht sinds 2019 (FatturaPA/SdI-systeem)
• Roemenië — Verplicht sinds 2024 (e-Factura-systeem)
• Turkije — Verplicht voor de meeste bedrijven (e-Fatura-systeem)
• Letland — Verplicht sinds januari 2025

Welke landen volgen?

Een golf van nieuwe verplichtingen rolt over Europa:

• Duitsland — Ontvangen van e-facturen verplicht sinds januari 2025, verzenden verplicht vanaf januari 2027
• België — B2B e-facturatie verplicht vanaf januari 2026
• Polen — KSeF-systeem verplicht vanaf februari 2026
• Griekenland — myDATA e-facturatie vanaf februari 2026
• Frankrijk — Verplicht vanaf september 2026 (grote bedrijven) en september 2027 (alle bedrijven)
• Spanje — Verwacht 2026-2027

En de grootste verandering: de ViDA-verordening (VAT in the Digital Age) van de EU maakt e-facturatie verplicht voor alle intra-EU B2B-transacties vanaf 1 juli 2030.

Of je land nu al een verplichting heeft of niet — als je zaken doet in Europa, komen Peppol-facturen jouw kant op.

Hoe ziet een Peppol-factuur eruit?

Als je een XML-factuur opent in een teksteditor, zie je zoiets:

<cbc:ID>INV-2026-001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-02-13</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-03-13</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cbc:Name>Acme BV</cbc:Name>
    ...

Niet bepaald leesbaar. Alle factuurgegevens staan erin — factuurnummer, datums, leveranciersnaam, bedragen, IBAN — maar het zit begraven in XML-tags die bedoeld zijn voor software, niet voor jou.

Daarom heb je een viewer nodig: iets dat deze ruwe XML omzet naar een factuur zoals je die verwacht.

Hoe open je een Peppol-factuur?

Je hebt een paar opties:

Optie 1: Uploaden naar een webviewer

Verschillende websites laten je een XML-bestand uploaden en online bekijken. Het nadeel: je factuurgegevens (inclusief leveranciersnamen, bedragen en bankgegevens) worden naar een server van iemand anders gestuurd. Voor een enkele factuur is dat misschien prima. Voor gevoelige bedrijfsdocumenten is het de moeite waard om hierover na te denken.

Optie 2: Importeren in je boekhoudsoftware

Als je boekhoudsoftware UBL/Peppol-import ondersteunt, kun je het XML-bestand vaak direct importeren. Dit werkt goed als je al alles in één systeem beheert, maar niet elk boekhoudpakket ondersteunt het — en soms wil je gewoon even kijken naar een factuur zonder hem te importeren.

Optie 3: Gebruik een native app

UBL Buddy laat je Peppol-facturen openen zoals je een PDF opent. Dubbelklik op het bestand en je ziet een overzichtelijke factuur met alle details: leverancier, bedragen, factuurregels, betaalinformatie.

Wat het anders maakt:

• Werkt offline — Je factuurgegevens verlaten nooit je device
• Direct — Geen uploaden, geen wachten, geen account nodig
• Direct betalen — Scan de QR-code of tap om je bank-app te openen met de betaalgegevens al ingevuld (Pro-functie)

Beschikbaar voor Mac, iPhone en iPad. De gratis versie laat je onbeperkt facturen openen en bekijken.

Veelgestelde vragen

Is een Peppol-factuur hetzelfde als een e-factuur?

Een Peppol-factuur is een type e-factuur. “E-factuur” is de brede term voor elke elektronische factuur. Een Peppol-factuur gebruikt specifiek het UBL-formaat en wordt uitgewisseld via het Peppol-netwerk (of gebruikt dezelfde BIS Billing-standaard).

Heb ik een Peppol-ID nodig om facturen te ontvangen?

Niet per se. Een Peppol-ID maakt het makkelijker voor leveranciers om facturen via het netwerk te sturen, maar je kunt Peppol/UBL-facturen ook als e-mailbijlage of via andere kanalen ontvangen. Het bestandsformaat is in beide gevallen hetzelfde.

Kan ik nog steeds PDF-facturen krijgen?

Voorlopig wel, in de meeste landen. Maar naarmate e-facturatieregels van kracht worden, moeten bedrijven gestructureerde e-facturen sturen in plaats van (of naast) PDF’s. In Italië zijn PDF-facturen nu al niet meer geldig voor B2B-transacties.

In welke bestandsformaten komt een Peppol-factuur?

Het meest voorkomende formaat is UBL 2.1 XML, de standaard van het Peppol-netwerk. Afhankelijk van het land kun je ook varianten tegenkomen zoals XRechnung (Duitsland), Factur-X (Frankrijk) of FatturaPA (Italië). Ze bevatten allemaal gestructureerde factuurdata in XML-formaat.

Ik heb een XML-bestand ontvangen — is het een Peppol-factuur?

Waarschijnlijk wel, zeker als het van een zakelijke leverancier komt. Je kunt het controleren door het bestand in een teksteditor te openen en te zoeken naar tags als <Invoice>, <cbc:ID> of <cac:AccountingSupplierParty>. Of open het gewoon met UBL Buddy — als het een ondersteund factuurformaat is, zie je de factuurgegevens meteen.