E-facturatie in België: Wat verandert er in 2026 Alles wat Belgische ondernemers moeten weten

Sinds 1 januari 2026 moeten alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken. PDF-facturen volstaan niet meer.

Als je een onderneming runt in België — of zaken doet met Belgische bedrijven — is dit wat je moet weten.

Wat is er veranderd?

België maakte B2B e-facturatie verplicht voor alle binnenlandse transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Dit betekent:

• Elke factuur die je verstuurt naar een andere Belgische onderneming moet een gestructureerde e-factuur zijn
• Elke factuur die je ontvangt van een Belgische onderneming is nu een gestructureerde e-factuur
• PDF-facturen zijn niet langer geldig als enige formaat voor B2B-facturen in binnenlandse transacties

De wet (gepubliceerd op 6 februari 2024) verplicht één standaard: Peppol BIS Billing 3.0 — hetzelfde formaat dat gebruikt wordt in het Europese Peppol-netwerk.

Wie wordt getroffen?

Alle Belgische ondernemingen geregistreerd voor btw die B2B-transacties doen. Er zijn geen uitzonderingen op basis van bedrijfsgrootte of omzet. Of je nu een freelancer bent met een paar klanten of een grote onderneming, de verplichting geldt voor iedereen.

Dit omvat:

• Eenmanszaken
• Kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s)
• Grote ondernemingen
• Iedereen geregistreerd voor Belgische btw die binnenlands B2B zaken doet

Nog niet getroffen: B2C-transacties (business to consumer) en grensoverschrijdende transacties. De EU’s ViDA-verordening zal echter e-facturatie uitbreiden naar alle intra-EU B2B-transacties vanaf juli 2030.

De tijdlijn

Datum	Wat gebeurde er
6 februari 2024	Wet gepubliceerd
1 januari 2026	B2B e-facturatie verplicht
1 juli 2030	EU-brede intra-EU B2B e-facturatie (ViDA)

In tegenstelling tot Duitsland (met een gefaseerde aanpak) had België één vaste ingangsdatum zonder overgangsperiode.

Wat moet je doen?

1. Zorg dat je e-facturen kunt ontvangen

Zelfs als je tot nu toe facturen probleemloos hebt verwerkt, ontvang je nu XML-bestanden in plaats van (of naast) PDF’s. Je hebt een manier nodig om:

• Openen en lezen van de XML-facturen die je ontvangt
• Importeren in je boekhoudprogramma (indien van toepassing)
• Betalen op basis van de gestructureerde data

UBL Buddy verzorgt het eerste en laatste punt: open elke Peppol-factuur met een dubbelklik, zie alle details, en betaal direct via QR-code of bankapp-integratie.

2. Zorg dat je e-facturen kunt versturen

Je boekhoudsoftware of factureringsprogramma moet Peppol BIS Billing 3.0 facturen kunnen genereren. Check bij je softwareleverancier — de meeste grote Belgische boekhoudpakketten (zoals Exact, Yuki, Billit, Octopus) hebben Peppol-ondersteuning toegevoegd.

3. Registreer voor Peppol (aanbevolen)

Een Peppol-ID hebben maakt het gemakkelijker voor andere bedrijven om je te vinden en e-facturen naar je te sturen via het netwerk. Je boekhoudprogramma kan dit meestal regelen.

Je hebt strikt genomen geen Peppol-ID nodig — je kunt ook facturen ontvangen als e-mailbijlage — maar het netwerk stroomlijnt alles.

In welk formaat zijn de facturen?

De Belgische verplichting vereist Peppol BIS Billing 3.0, een gestructureerd XML-formaat (UBL 2.1). Dit is hetzelfde formaat dat gebruikt wordt in het Europese Peppol-netwerk, waardoor het compatibel is met internationale handelspartners.

Wanneer je een van deze facturen ontvangt, is het een XML-bestand met alle factuurgegevens: leveranciersdetails, factuurregels, bedragen, btw, betalingsinformatie en vervaldatums. Het ziet eruit als code wanneer je het opent in een teksteditor — daarom heb je een viewer zoals UBL Buddy nodig om het goed te lezen.

Hoe verhoudt België zich tot andere landen?

België maakt deel uit van een bredere Europese golf van e-facturatie verplichtingen:

• Italië — Verplicht sinds 2019 (pionier in EU)
• Roemenië — Verplicht sinds 2024
• Duitsland — Ontvangen verplicht sinds januari 2025, versturen vanaf januari 2027
• België — Verplicht sinds januari 2026
• Polen — KSeF-systeem vanaf februari 2026
• Griekenland — myDATA vanaf februari 2026
• Frankrijk — Vanaf september 2026 (grote bedrijven)

Belgies aanpak valt op door zijn eenvoud: één datum, één standaard (Peppol), geen gefaseerde uitrol.

Veelgestelde vragen

Heb ik nieuwe software nodig?

Niet noodzakelijk. Veel boekhoudpakketten ondersteunen al Peppol/UBL. Check bij je leverancier. Voor het bekijken van facturen die je ontvangt, werkt UBL Buddy naast elke boekhoudopstelling — gewoon dubbelklikken op een XML-bestand.

Wat gebeurt er als ik nog steeds alleen PDF-facturen verstuur?

PDF-facturen worden niet langer als geldig beschouwd als enige formaat voor binnenlandse B2B-transacties. Jij en je klanten kunnen te maken krijgen met nalevingsproblemen. Zorg dat je factureringssoftware gestructureerde e-facturen kan genereren.

Kan ik nog steeds PDF-facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers?

Ja. De Belgische verplichting geldt alleen voor binnenlandse B2B-transacties. Facturen van leveranciers in andere landen volgen de regels van hun respectievelijke landen.

Ik ben freelancer. Geldt dit voor mij?

Ja, als je btw-plichtig bent en facturen stuurt naar andere bedrijven in België. Er is geen uitzondering voor kleine ondernemingen.

Hoe zit het met creditnota’s?

Creditnota’s volgen dezelfde regels. Ze moeten ook als gestructureerde e-documenten worden verstuurd.

Ik heb een XML-factuur ontvangen en kan het niet openen. Wat moet ik doen?

Download UBL Buddy uit de Mac App Store (gratis). Dubbelklik op het XML-bestand en je ziet een overzichtelijke, leesbare factuur met alle details. Het werkt ook op iPhone en iPad.