Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στο Βέλγιο: Τι Αλλάζει το 2026 Όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν οι βελγικές επιχειρήσεις

Από την 1η Ιανουαρίου 2026, όλες οι συναλλαγές B2B μεταξύ βελγικών επιχειρήσεων εγγεγραμμένων στο ΦΠΑ πρέπει να χρησιμοποιούν δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Τα τιμολόγια PDF δεν επαρκούν πλέον.

Αν διαχειρίζεστε μια επιχείρηση στο Βέλγιο — ή συναλλάσσεστε με βελγικές εταιρείες — εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε.

Τι άλλαξε;

Το Βέλγιο έκανε την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B υποχρεωτική για όλες τις εγχώριες συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων εγγεγραμμένων στο ΦΠΑ. Αυτό σημαίνει:

• Κάθε τιμολόγιο που στέλνετε σε άλλη βελγική επιχείρηση πρέπει να είναι δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο
• Κάθε τιμολόγιο που λαμβάνετε από βελγική επιχείρηση είναι τώρα δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο
• Τα τιμολόγια PDF δεν είναι πλέον έγκυρα ως μοναδική μορφή για τιμολόγια B2B σε εγχώριες συναλλαγές

Ο νόμος (που δημοσιεύτηκε στις 6 Φεβρουαρίου 2024) επιβάλλει ένα πρότυπο: Peppol BIS Billing 3.0 — την ίδια μορφή που χρησιμοποιείται σε όλο το ευρωπαϊκό δίκτυο Peppol.

Ποιους αφορά;

Όλες τις βελγικές επιχειρήσεις εγγεγραμμένες στο ΦΠΑ που πραγματοποιούν συναλλαγές B2B. Δεν υπάρχουν εξαιρέσεις βάσει μεγέθους εταιρείας ή εσόδων. Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας με λίγους πελάτες είτε μεγάλη επιχείρηση, η εντολή ισχύει.

Αυτό περιλαμβάνει:

• Ατομικές επιχειρήσεις (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Μικρές επιχειρήσεις (KMO’s / PME’s)
• Μεγάλες επιχειρήσεις
• Οποιονδήποτε εγγεγραμμένο στο βελγικό ΦΠΑ που πραγματοποιεί B2B εγχωρίως

Δεν επηρεάζονται (ακόμα): Συναλλαγές B2C (επιχείρηση προς καταναλωτή) και διασυνοριακές συναλλαγές. Ωστόσο, ο κανονισμός ViDA της ΕΕ θα επεκτείνει την ηλεκτρονική τιμολόγηση σε όλες τις ενδοκοινοτικές συναλλαγές B2B από τον Ιούλιο του 2030.

Το χρονοδιάγραμμα

Ημερομηνία	Τι συνέβη
6 Φεβρουαρίου 2024	Δημοσίευση νόμου
1 Ιανουαρίου 2026	Υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B
1 Ιουλίου 2030	Ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B σε όλη την ΕΕ (ViDA)

Σε αντίθεση με τη Γερμανία (που έχει σταδιακή προσέγγιση), το Βέλγιο είχε μία ημερομηνία έναρξης χωρίς μεταβατική περίοδο.

Τι πρέπει να κάνετε;

1. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να λαμβάνετε ηλεκτρονικά τιμολόγια

Ακόμη και αν διαχειριζόσασταν τιμολόγια καλά μέχρι τώρα, τώρα λαμβάνετε αρχεία XML αντί για (ή μαζί με) PDF. Χρειάζεστε έναν τρόπο να:

• Ανοίξετε και διαβάσετε τα τιμολόγια XML που λαμβάνετε
• Εισαγάγετε αυτά στο λογιστικό σας λογισμικό (εάν ισχύει)
• Πληρώσετε αυτά με βάση τα δομημένα δεδομένα

Το UBL Buddy χειρίζεται το πρώτο και το τελευταίο σημείο: ανοίξτε οποιοδήποτε τιμολόγιο Peppol με διπλό κλικ, δείτε όλες τις λεπτομέρειες και πληρώστε απευθείας μέσω κωδικού QR ή ενσωμάτωσης εφαρμογής τράπεζας.

2. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να στέλνετε ηλεκτρονικά τιμολόγια

Το λογιστικό ή τιμολογιακό σας λογισμικό πρέπει να δημιουργεί τιμολόγια Peppol BIS Billing 3.0. Ελέγξτε με τον πάροχο λογισμικού σας — τα περισσότερα μεγάλα βελγικά λογιστικά πακέτα (όπως Exact, Yuki, Billit, Octopus) έχουν προσθέσει υποστήριξη Peppol.

3. Εγγραφείτε στο Peppol (συνιστάται)

Το να έχετε ένα αναγνωριστικό Peppol διευκολύνει άλλες επιχειρήσεις να σας βρουν και να σας στείλουν ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του δικτύου. Ο πάροχος λογιστικού λογισμικού σας μπορεί συνήθως να το κανονίσει.

Δεν χρειάζεστε απαραίτητα αναγνωριστικό Peppol — μπορείτε επίσης να λαμβάνετε τιμολόγια ως συνημμένα email — αλλά το να είστε στο δίκτυο διευκολύνει τα πάντα.

Σε ποια μορφή είναι τα τιμολόγια;

Η βελγική εντολή απαιτεί Peppol BIS Billing 3.0, μια δομημένη μορφή XML (UBL 2.1). Αυτή είναι η ίδια μορφή που χρησιμοποιείται σε όλο το ευρωπαϊκό δίκτυο Peppol, καθιστώντας το συμβατό με διεθνείς εμπορικούς εταίρους.

Όταν λαμβάνετε ένα από αυτά τα τιμολόγια, είναι ένα αρχείο XML που περιέχει όλα τα δεδομένα τιμολογίου: στοιχεία προμηθευτή, στοιχεία γραμμής, ποσά, ΦΠΑ, πληροφορίες πληρωμής και ημερομηνίες λήξης. Μοιάζει με κώδικα όταν ανοίγει σε επεξεργαστή κειμένου — γι’ αυτό χρειάζεστε έναν προβολέα όπως το UBL Buddy για να το διαβάσετε σωστά.

Πώς συγκρίνεται το Βέλγιο με άλλες χώρες;

Το Βέλγιο είναι μέρος ενός ευρύτερου ευρωπαϊκού κύματος εντολών ηλεκτρονικής τιμολόγησης:

• Ιταλία — Υποχρεωτική από το 2019 (πρωτοπόρος στην ΕΕ)
• Ρουμανία — Υποχρεωτική από το 2024
• Γερμανία — Λήψη υποχρεωτική από τον Ιανουάριο 2025, αποστολή από τον Ιανουάριο 2027
• Βέλγιο — Υποχρεωτική από τον Ιανουάριο 2026
• Πολωνία — Σύστημα KSeF από τον Φεβρουάριο 2026
• Ελλάδα — myDATA από τον Φεβρουάριο 2026
• Γαλλία — Από τον Σεπτέμβριο 2026 (μεγάλες επιχειρήσεις)

Η προσέγγιση του Βελγίου είναι αξιοσημείωτη για την απλότητά της: μία ημερομηνία, ένα πρότυπο (Peppol), καμία σταδιακή εφαρμογή.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι νέο λογισμικό;

Όχι απαραίτητα. Πολλά λογιστικά πακέτα υποστηρίζουν ήδη Peppol/UBL. Ελέγξτε με τον πάροχό σας. Για την προβολή τιμολογίων που λαμβάνετε, το UBL Buddy λειτουργεί παράλληλα με οποιαδήποτε λογιστική εγκατάσταση — απλά κάντε διπλό κλικ σε ένα αρχείο XML.

Τι συμβαίνει αν εξακολουθώ να στέλνω τιμολόγια μόνο PDF;

Τα τιμολόγια PDF δεν θεωρούνται πλέον έγκυρα ως μοναδική μορφή για εγχώριες συναλλαγές B2B. Εσείς και οι πελάτες σας θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε προβλήματα συμμόρφωσης. Βεβαιωθείτε ότι το τιμολογιακό σας λογισμικό μπορεί να δημιουργεί δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Μπορώ ακόμα να λαμβάνω τιμολόγια PDF από ξένους προμηθευτές;

Ναι. Η βελγική εντολή ισχύει μόνο για εγχώριες συναλλαγές B2B. Τα τιμολόγια από προμηθευτές σε άλλες χώρες ακολουθούν τους κανόνες των αντίστοιχων χωρών τους.

Είμαι ελεύθερος επαγγελματίας. Αυτό ισχύει για μένα;

Ναι, αν είστε εγγεγραμμένοι στο ΦΠΑ και τιμολογείτε άλλες επιχειρήσεις στο Βέλγιο. Δεν υπάρχει εξαίρεση για μικρές επιχειρήσεις.

Τι γίνεται με τα πιστωτικά σημειώματα;

Τα πιστωτικά σημειώματα ακολουθούν τους ίδιους κανόνες. Πρέπει επίσης να αποστέλλονται ως δομημένα ηλεκτρονικά έγγραφα.

Έλαβα ένα τιμολόγιο XML και δεν μπορώ να το ανοίξω. Τι κάνω;

Κατεβάστε το UBL Buddy από το Mac App Store (δωρεάν). Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο XML και θα δείτε ένα καθαρό, αναγνώσιμο τιμολόγιο με όλες τις λεπτομέρειες. Λειτουργεί επίσης σε iPhone και iPad.