XML-Rechnung per E-Mail erhalten — was jetzt? Von Panik zu bezahlt in drei Schritten

E Rechnung
14 Feb, 2026
5 Min. Lesezeit

Da ist eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang. Ein Lieferant sendet eine Rechnung, aber statt des üblichen PDF ist eine XML-Datei angehängt. Sie öffnen sie und sehen nur Code. Keine Beträge, kein übersichtliches Layout — nur spitze Klammern und technische Begriffe.

Keine Panik. Sie sind nicht der Einzige, und es ist einfacher zu lösen, als Sie denken.

Warum bekommen Sie plötzlich XML-Rechnungen?

Kurz gesagt: Europa stellt auf elektronische Rechnungsstellung um. Statt PDFs, die Sie ausdrucken oder manuell verarbeiten, sind Unternehmen jetzt verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu senden — XML-Dateien, die Software automatisch lesen kann.

Das ist keine Entscheidung Ihres Lieferanten, Ihnen das Leben schwer zu machen. Es ist Gesetzgebung:

Belgien — B2B-E-Rechnung verpflichtend ab Januar 2026
Deutschland — Empfang von E-Rechnungen verpflichtend seit Januar 2025
Frankreich — Verpflichtend ab September 2026
Polen — KSeF-System verpflichtend ab Februar 2026
Italien — Bereits verpflichtend seit 2019

Und die Liste wächst. Die EU macht E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen innerhalb der EU ab 2030 verpflichtend (ViDA-Verordnung).

Also dieser XML-Anhang in Ihrer E-Mail? Das ist die Zukunft der Rechnungsstellung. Und Sie werden noch viele mehr davon erhalten.

Was steht eigentlich in dieser XML-Datei?

Alles, was auf einer normalen Rechnung steht — aber in einem Format, das Computer lesen können:

Rechnungsnummer und Datum
Lieferantendetails (Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID)
Rechnungspositionen (Produkte/Dienstleistungen, Anzahl, Preis)
Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer
Zahlungsinformationen (IBAN, Fälligkeitsdatum)

Wenn Sie die Datei in einem Texteditor öffnen, sehen Sie dies:

<cbc:ID>RECH-2026-0472</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-02-20</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-03-20</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cbc:Name>Müller & Partner GmbH</cbc:Name>
    ...

Alle Informationen sind darin enthalten. Das Problem ist, dass Sie sie ohne das richtige Werkzeug nicht lesen können.

Wie öffnet man eine XML-Rechnung aus Ihrer E-Mail

Sie haben drei Optionen, von schnell bis ideal:

Option 1: Hochladen auf einen Web-Viewer

Speichern Sie den Anhang und laden Sie die Datei auf einen Online-Viewer hoch. Sie sehen dann eine lesbare Rechnung in Ihrem Browser.

Nachteil: Sie senden Ihre Rechnungsdaten — Lieferantenname, Beträge, IBAN — an den Server von jemand anderem. Nicht ideal für vertrauliche Geschäftsdokumente.

Option 2: In Ihre Buchhaltungssoftware importieren

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware UBL- oder Peppol-Import unterstützt, können Sie die XML-Datei direkt importieren.

Nachteil: Nicht jedes Paket unterstützt dies. Und manchmal möchten Sie einfach nur die Rechnung ansehen — den Betrag prüfen, Lieferantendetails verifizieren — ohne sie sofort zu buchen.

Option 3: Mit UBL Buddy öffnen

UBL Buddy macht das Öffnen von XML-Rechnungen genauso einfach wie PDFs. Speichern Sie den Anhang, doppelklicken Sie, und Sie sehen eine übersichtliche Rechnung.

So funktioniert es:

Speichern Sie den XML-Anhang aus Ihrer E-Mail
Öffnen Sie die Datei mit UBL Buddy (oder doppelklicken Sie — UBL Buddy wird automatisch Ihr Standard-XML-Rechnungsviewer)
Betrachten Sie die Rechnung: Lieferant, Beträge, Positionen, Zahlungsinformationen

Auf iPhone oder iPad: Tippen Sie auf den XML-Anhang in Ihrer E-Mail → wählen Sie “In UBL Buddy öffnen” → sehen Sie die Rechnung direkt.

Warum dies die beste Option ist:

Funktioniert offline — Ihre Rechnungsdaten bleiben auf Ihrem Gerät. Nichts wird hochgeladen.
Sofort — Kein Browser, kein Konto, keine Registrierung.
Sofort bezahlen — Scannen Sie den QR-Code oder tippen Sie, um Ihre Banking-App mit vorausgefüllten Zahlungsdetails zu öffnen (Pro-Funktion).
Anhänge speichern — Wenn eine PDF oder Excel-Datei in der E-Rechnung enthalten ist, können Sie diese direkt speichern (Pro-Funktion).

Kostenlos zum Öffnen und Anzeigen von Rechnungen. Pro (14,99 €/Jahr) fügt Zahlungsfunktionen und Anhänge hinzu.

Müssen Sie etwas an Ihren Lieferanten zurückmelden?

Nein. Eine XML-Rechnung ist eine normale Rechnung — nur in einem anderen Format. Sie müssen nichts Besonderes tun außer:

Ansehen — Prüfen Sie, ob die Daten korrekt sind
Bezahlen — Vor dem Fälligkeitsdatum, wie jede andere Rechnung
Aufbewahren — Für Ihre Unterlagen (die XML-Datei selbst ist Ihre Rechnung)

Ihr Lieferant erwartet keine Bestätigung, dass Sie die Datei öffnen konnten. Einfach bezahlen reicht aus.

Was ist, wenn Sie die Datei nicht öffnen können?

Ein paar häufige Probleme:

“Die Datei öffnet sich als Text/Code”

Ihr Mac oder PC öffnet XML-Dateien standardmäßig in einem Texteditor. Installieren Sie UBL Buddy und legen Sie es als Standard-App für XML-Rechnungsdateien fest. Danach öffnet ein Doppelklick direkt die Rechnung.

”Ich sehe gar nichts, wenn ich den Anhang öffne”

Einige E-Mail-Apps zeigen XML-Dateien als leere Anhänge an. Speichern Sie die Datei zuerst auf Ihrem Gerät und öffnen Sie sie dann.

”Der Dateiname hat .xml, aber auch andere Erweiterungen”

Manchmal senden Lieferanten Rechnungen mit Erweiterungen wie .ubl, .peppol oder .xml. Es sind alles XML-Dateien. UBL Buddy erkennt sie automatisch.

”Mein Mac sagt, dass die Datei nicht geöffnet werden kann”

Rechtsklicken Sie auf die Datei → “Öffnen mit” → wählen Sie UBL Buddy. Wenn Sie UBL Buddy noch nicht haben: laden Sie es kostenlos aus dem Mac App Store herunter.

Häufig gestellte Fragen

Ist es sicher, einen XML-Anhang zu öffnen?

Ja. XML-Dateien sind reine Textdaten — keine ausführbaren Dateien. Sie können keine Viren oder Malware enthalten. Es sind einfach strukturierte Rechnungsdaten.

Kann ich die XML-Datei in PDF konvertieren?

Das geht mit einigen Tools, ist aber selten notwendig. Die XML-Datei ist Ihre Rechnung — sie ist das offizielle Dokument. Wenn Sie eine lesbare Version möchten, öffnen Sie sie mit UBL Buddy und machen Sie eventuell einen Screenshot oder drucken Sie sie.

Soll ich sowohl die XML als auch das PDF aufbewahren?

Wenn Ihr Lieferant beide sendet: bewahren Sie die XML-Datei auf. Das ist das rechtsgültige Dokument in Ländern mit E-Rechnungspflichten. Das PDF ist nur eine visuelle Darstellung.

Ich verwende Windows — was nun?

UBL Buddy ist derzeit für Mac, iPhone und iPad verfügbar. Eine Windows-Version ist geplant. Bis dahin können Sie Web-Viewer verwenden, um die XML-Datei zu öffnen.

Kommen jetzt alle meine Rechnungen in XML?

Immer mehr, ja. Während EU-Länder E-Rechnungen zur Pflicht machen, verschiebt es sich von “gelegentlich ein XML-Anhang” zu “die meisten Rechnungen im XML-Format”. Es ist klug, jetzt schon einen guten Workflow zu haben.