Електронно фактуриране в Белгия: Какво се променя през 2026 Всичко, което белгийските фирми трябва да знаят

От 1 януари 2026 г. всички B2B транзакции между белгийски фирми, регистрирани за ДДС, трябва да използват структурирани електронни фактури. PDF фактурите вече не са достатъчни.

Ако управлявате бизнес в Белгия — или работите с белгийски компании — ето какво трябва да знаете.

Какво се промени?

Белгия направи електронното фактуриране B2B задължително за всички вътрешни транзакции между фирми, регистрирани за ДДС. Това означава:

• Всяка фактура, която изпращате на друга белгийска фирма, трябва да бъде структурирана електронна фактура
• Всяка фактура, която получавате от белгийска фирма, вече е структурирана електронна фактура
• PDF фактурите вече не са валидни като единствен формат за B2B фактури във вътрешни транзакции

Законът (публикуван на 6 февруари 2024 г.) изисква един стандарт: Peppol BIS Billing 3.0 — същият формат, използван в цялата европейска мрежа Peppol.

Кого засяга?

Всички белгийски фирми, регистрирани за ДДС, които извършват B2B транзакции. Няма изключения въз основа на размера на компанията или приходите. Независимо дали сте свободна практика с няколко клиента или голямо предприятие, мандатът се прилага.

Това включва:

• Едноличните търговци (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Малки предприятия (KMO’s / PME’s)
• Големи предприятия
• Всеки, регистриран за белгийско ДДС, извършващ B2B вътрешно

Не са засегнати (все още): B2C транзакции (бизнес към потребител) и трансгранични транзакции. Въпреки това регламентът ViDA на ЕС ще разшири електронното фактуриране до всички B2B транзакции в рамките на ЕС от юли 2030 г.

Графикът

Дата	Какво се случи
6 февруари 2024 г.	Публикуван закон
1 януари 2026 г.	Задължително електронно фактуриране B2B
1 юли 2030 г.	Електронно фактуриране B2B в целия ЕС (ViDA)

За разлика от Германия (която има поетапен подход), Белгия имаше една дата на стартиране без преходен период.

Какво трябва да направите?

1. Уверете се, че можете да получавате електронни фактури

Дори ако досега сте се справяли добре с фактурите, сега получавате XML файлове вместо (или заедно с) PDF. Трябва ви начин да:

• Отворите и прочетете XML фактурите, които получавате
• Импортирате ги във вашия счетоводен софтуер (ако е приложимо)
• Платите ги въз основа на структурираните данни

UBL Buddy се справя с първата и последната точка: отворете всяка Peppol фактура с двоен клик, вижте всички детайли и платете директно чрез QR код или интеграция с банково приложение.

2. Уверете се, че можете да изпращате електронни фактури

Вашият счетоводен или фактуращ софтуер трябва да генерира Peppol BIS Billing 3.0 фактури. Проверете с вашия доставчик на софтуер — повечето основни белгийски счетоводни пакети (като Exact, Yuki, Billit, Octopus) са добавили Peppol поддръжка.

3. Регистрирайте се за Peppol (препоръчително)

Наличието на Peppol ID улеснява другите фирми да ви намерят и да ви изпращат електронни фактури през мрежата. Вашият доставчик на счетоводен софтуер обикновено може да уреди това.

Не ви трябва задължително Peppol ID — можете също да получавате фактури като имейл прикачени файлове — но присъствието в мрежата опростява всичко.

В какъв формат са фактурите?

Белгийският мандат изисква Peppol BIS Billing 3.0, структуриран XML формат (UBL 2.1). Това е същият формат, използван в цялата европейска мрежа Peppol, което го прави съвместим с международни търговски партньори.

Когато получите една от тези фактури, това е XML файл, съдържащ всички данни за фактурата: данни за доставчика, позиции, суми, ДДС, информация за плащане и краен срок. Изглежда като код, когато се отвори в текстов редактор — затова ви трябва визуализатор като UBL Buddy, за да го прочетете правилно.

Как се сравнява Белгия с други страни?

Белгия е част от по-широка европейска вълна от мандати за електронно фактуриране:

• Италия — Задължително от 2019 г. (пионер в ЕС)
• Румъния — Задължително от 2024 г.
• Германия — Получаване задължително от януари 2025 г., изпращане от януари 2027 г.
• Белгия — Задължително от януари 2026 г.
• Полша — Система KSeF от февруари 2026 г.
• Гърция — myDATA от февруари 2026 г.
• Франция — От септември 2026 г. (големи предприятия)

Подходът на Белгия е забележителен със своята простота: една дата, един стандарт (Peppol), без поетапно въвеждане.

Често задавани въпроси

Нужен ли ми е нов софтуер?

Не непременно. Много счетоводни пакети вече поддържат Peppol/UBL. Проверете с вашия доставчик. За преглед на фактури, които получавате, UBL Buddy работи заедно с всяка счетоводна настройка — просто щракнете двукратно на XML файл.

Какво става, ако все още изпращам само PDF фактури?

PDF фактурите вече не се считат за валидни като единствен формат за вътрешни B2B транзакции. Вие и вашите клиенти можете да имате проблеми със съответствието. Уверете се, че вашият фактуращ софтуер може да генерира структурирани електронни фактури.

Мога ли все още да получавам PDF фактури от чуждестранни доставчици?

Да. Белгийският мандат се отнася само за вътрешни B2B транзакции. Фактурите от доставчици в други страни следват правилата на техните съответни страни.

Аз съм свободна практика. Отнася ли се това за мен?

Да, ако сте регистрирани за ДДС и фактурирате други фирми в Белгия. Няма изключение за малки предприятия.

Какво да кажа за кредитни известия?

Кредитните известия следват същите правила. Те също трябва да се изпращат като структурирани електронни документи.

Получих XML фактура и не мога да я отворя. Какво да правя?

Изтеглете UBL Buddy от Mac App Store (безплатно). Щракнете двукратно на XML файла и ще видите чиста, четлива фактура с всички детайли. Работи също на iPhone и iPad.