Facturare electronică în Belgia: Ce se schimbă în 2026 Tot ce trebuie să știe companiile belgiene

Începând cu 1 ianuarie 2026, toate tranzacțiile B2B între companii belgiene înregistrate pentru TVA trebuie să utilizeze facturi electronice structurate. Facturile PDF nu mai sunt suficiente.

Dacă conduceți o afacere în Belgia — sau faceți afaceri cu companii belgiene — iată ce trebuie să știți.

Ce s-a schimbat?

Belgia a impus obligativitatea facturării electronice B2B pentru toate tranzacțiile naționale între companii înregistrate pentru TVA. Aceasta înseamnă:

• Fiecare factură pe care o trimiteți către o altă companie belgiană trebuie să fie o factură electronică structurată
• Fiecare factură pe care o primiți de la o companie belgiană este acum o factură electronică structurată
• Facturile PDF nu mai sunt valide ca singur format pentru facturile B2B în tranzacțiile naționale

Legea (publicată la 6 februarie 2024) impune un singur standard: Peppol BIS Billing 3.0 — același format folosit în întreaga rețea europeană Peppol.

Cine este afectat?

Toate companiile belgiene înregistrate pentru TVA care efectuează tranzacții B2B. Nu există excepții bazate pe dimensiunea companiei sau venituri. Fie că sunteți freelancer cu câțiva clienți sau o întreprindere mare, mandatul se aplică.

Aceasta include:

• Întreprinzători individuali (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Întreprinderi mici și mijlocii (KMO’s / PME’s)
• Mari întreprinderi
• Oricine înregistrat pentru TVA belgian făcând B2B la nivel național

Neafectați (încă): Tranzacțiile B2C (afaceri către consumatori) și tranzacțiile transfrontaliere. Cu toate acestea, regulamentul ViDA al UE va extinde facturarea electronică la toate tranzacțiile B2B intra-UE începând cu iulie 2030.

Cronologia

Data	Ce s-a întâmplat
6 februarie 2024	Lege publicată
1 ianuarie 2026	Facturare electronică B2B obligatorie
1 iulie 2030	Facturare electronică B2B intra-UE la nivel UE (ViDA)

Spre deosebire de Germania (care are o abordare treptată), Belgia a avut o singură dată de intrare în vigoare fără perioadă de tranziție.

Ce trebuie să faceți?

1. Asigurați-vă că puteți primi facturi electronice

Chiar dacă ați gestionat facturile fără probleme până acum, acum primiți fișiere XML în loc de (sau alături de) PDF-uri. Aveți nevoie de o modalitate de a:

• Deschide și citi facturile XML pe care le primiți
• Importa în software-ul dvs. contabil (dacă este cazul)
• Plăti pe baza datelor structurate

UBL Buddy se ocupă de primul și ultimul punct: deschideți orice factură Peppol cu dublu clic, vedeți toate detaliile și plătiți direct prin cod QR sau integrare cu aplicația bancară.

2. Asigurați-vă că puteți trimite facturi electronice

Software-ul dvs. contabil sau de facturare trebuie să genereze facturi Peppol BIS Billing 3.0. Consultați-vă furnizorul de software — majoritatea pachetelor contabile belgiene majore (precum Exact, Yuki, Billit, Octopus) au adăugat suport Peppol.

3. Înregistrați-vă pentru Peppol (recomandat)

A avea un ID Peppol facilitează găsirea dvs. de către alte companii și trimiterea de facturi electronice prin rețea. Furnizorul dvs. de software contabil poate de obicei să aranjeze acest lucru.

Nu aveți strict nevoie de un ID Peppol — puteți primi și facturi ca atașamente email — dar a fi în rețea simplifică totul.

În ce format sunt facturile?

Mandatul belgian necesită Peppol BIS Billing 3.0, un format XML structurat (UBL 2.1). Acesta este același format folosit în întreaga rețea europeană Peppol, făcându-l compatibil cu partenerii comerciali internaționali.

Când primiți una dintre aceste facturi, este un fișier XML conținând toate datele facturii: detalii furnizor, linii de articole, sume, TVA, informații de plată și date scadente. Arată ca cod când îl deschideți într-un editor de text — de aceea aveți nevoie de un vizualizator precum UBL Buddy pentru a-l citi corect.

Cum se compară Belgia cu alte țări?

Belgia face parte dintr-un val european mai larg de mandate de facturare electronică:

• Italia — Obligatorie din 2019 (pionier în UE)
• România — Obligatorie din 2024
• Germania — Primirea obligatorie din ianuarie 2025, trimiterea din ianuarie 2027
• Belgia — Obligatorie din ianuarie 2026
• Polonia — Sistem KSeF din februarie 2026
• Grecia — myDATA din februarie 2026
• Franța — Din septembrie 2026 (companii mari)

Abordarea Belgiei este notabilă prin simplitatea sa: o dată, un standard (Peppol), fără implementare treptată.

Întrebări frecvente

Am nevoie de software nou?

Nu neapărat. Multe pachete contabile suportă deja Peppol/UBL. Consultați-vă furnizorul. Pentru vizualizarea facturilor primite, UBL Buddy funcționează alături de orice configurație contabilă — doar faceți dublu clic pe un fișier XML.

Ce se întâmplă dacă trimit încă facturi doar în PDF?

Facturile PDF nu mai sunt considerate valide ca singur format pentru tranzacțiile B2B naționale. Dvs. și clienții dvs. puteți întâmpina probleme de conformitate. Asigurați-vă că software-ul dvs. de facturare poate genera facturi electronice structurate.

Pot primi în continuare facturi PDF de la furnizori străini?

Da. Mandatul belgian se aplică doar tranzacțiilor B2B naționale. Facturile de la furnizori din alte țări urmează regulile țărilor lor respective.

Sunt freelancer. Se aplică și mie?

Da, dacă sunteți înregistrat pentru TVA și facturați alte companii în Belgia. Nu există scutire pentru întreprinderile mici.

Cum stăm cu notele de credit?

Notele de credit urmează aceleași reguli. Trebuie trimise și ele ca documente electronice structurate.

Am primit o factură XML și nu pot să o deschid. Ce fac?

Descărcați UBL Buddy din Mac App Store (gratuit). Faceți dublu clic pe fișierul XML și veți vedea o factură clară, lizibilă cu toate detaliile. Funcționează și pe iPhone și iPad.