E-fakturowanie w Niemczech: Co się zmienia w 2025 i 2027 roku Niemiecki mandat E-Rechnung wyjaśniony

Niemcy wprowadzają obowiązkowe e-fakturowanie etapami. Od 1 stycznia 2025 roku każda firma musi być w stanie odbierać faktury elektroniczne. Od 1 stycznia 2027 roku większość firm musi je również wysyłać.

Jeśli prowadzisz interesy w Niemczech lub z Niemcami, oto co musisz wiedzieć.

Co się zmienia?

Wachstumschancengesetz (ustawa o szansach wzrostu) wprowadziła obowiązkowe e-fakturowanie dla wszystkich transakcji B2B między niemieckimi firmami. Niemcy stosują podejście etapowe:

Etap 1: Odbieranie (aktywne od 1 stycznia 2025)

Wszystkie niemieckie firmy muszą być w stanie odbierać i przetwarzać faktury elektroniczne. To obowiązuje już od ponad roku. Jeśli dostawca wyśle Ci e-fakturę, nie możesz jej odrzucić ani prosić o PDF zamiast niej.

Etap 2: Wysyłanie (od 1 stycznia 2027)

Firmy o rocznych przychodach powyżej 800 000 € muszą wysyłać e-faktury dla transakcji B2B. Faktury PDF nie będą już wystarczające dla tych firm.

Etap 3: Pełny mandat (od 1 stycznia 2028)

Wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, muszą wysyłać e-faktury dla krajowych transakcji B2B.

Oś czasu w pigułce

Data	Co się dzieje
1 stycznia 2025	Wszystkie firmy muszą odbierać e-faktury ✅ Aktywne
1 stycznia 2027	Firmy >800k € przychodów muszą wysyłać e-faktury
1 stycznia 2028	Wszystkie firmy muszą wysyłać e-faktury
1 lipca 2030	E-fakturowanie B2B wewnątrz UE w całej UE (ViDA)

Jakie formaty są akceptowane?

Niemcy akceptują każdy format e-faktury zgodny z europejskim standardem EN 16931. W praktyce dwa główne formaty:

• XRechnung — Niemiecki standard narodowy, czysty XML. Szeroko stosowany dla B2G (business-to-government) i coraz częściej dla B2B.
• ZUGFeRD 2.x — Format hybrydowy łączący ustrukturyzowany XML z czytelnym dla człowieka PDF. Odbiorca otrzymuje oba: PDF, który może przeczytać, oraz ustrukturyzowane dane, które może przetworzyć jego oprogramowanie.

Oba formaty są kompatybilne z siecią Peppol. UBL Buddy obsługuje zarówno faktury XRechnung, jak i ZUGFeRD.

Kogo to dotyczy?

Wszystkie firmy zarejestrowane w Niemczech, które przeprowadzają krajowe transakcje B2B:

• Freelancerzy (Freiberufler) i jednoosobowi przedsiębiorcy (Einzelunternehmer)
• Małe przedsiębiorstwa (Kleinunternehmer) — w tym te korzystające z Kleinunternehmerregelung
• GmbH, UG, AG, OHG, KG i inne formy firm
• Niemieckie oddziały firm zagranicznych

Jeszcze nie dotyczy: Transakcje B2C i czysto międzynarodowe transakcje (rozporządzenie ViDA UE rozszerza to na B2B wewnątrz UE od 2030).

Co musisz zrobić?

Teraz: odbierać e-faktury

Mandat odbierania jest aktywny od stycznia 2025. Powinieneś:

1. Mieć sposób na otwieranie faktur XML. Gdy dostawca wyśle Ci fakturę XRechnung lub ZUGFeRD, musisz móc ją odczytać. UBL Buddy pozwala otwierać te pliki podwójnym kliknięciem — na Mac, iPhone lub iPad.

2. Sprawdzić swoje oprogramowanie księgowe. Upewnij się, że może importować e-faktury. Główne niemieckie pakiety (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) obsługują lub dodają import e-faktur.

3. Nie odrzucać e-faktur. Jesteś prawnie zobowiązany do akceptowania ich od dostawców.

Do 2027 (lub 2028): wysyłać e-faktury

Gdy zbliża się Twój termin wysyłki:

1. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie do fakturowania generuje e-faktury w formacie XRechnung lub ZUGFeRD 2.x.
2. Rozważ rejestrację w Peppol. ID Peppol ułatwia partnerom handlowym wymianę faktur z Tobą.
3. Testuj z partnerami handlowymi. Zacznij wysyłać e-faktury przed terminem, aby rozwiązać ewentualne problemy.

Jak Niemcy wypadają w porównaniu z innymi krajami?

Kraj	Podejście	Formaty
Niemcy	Etapowe (2025/2027/2028)	XRechnung, ZUGFeRD, dowolny EN 16931
Belgia	Pojedyncza data (sty 2026)	Tylko Peppol BIS Billing 3.0
Francja	Etapowe (wrz 2026/2027)	Factur-X, UBL, CII
Włochy	Już obowiązkowe (2019)	FatturaPA (system SdI)

Najczęściej zadawane pytania

Odbieram tylko kilka faktur. Czy nadal muszę się dostosować?

Tak. Mandat odbierania dotyczy wszystkich firm B2B, niezależnie od wolumenu.

Czy nadal mogę otrzymywać faktury PDF?

W okresie przejściowym możesz nadal otrzymywać PDF-y od firm, które jeszcze się nie przestawiły. Ale nie możesz odrzucić e-faktury, jeśli dostawca ją wyśle.

Jaka jest różnica między XRechnung a ZUGFeRD?

XRechnung to czysty XML — tylko dane ustrukturyzowane. ZUGFeRD łączy dane XML z PDF, dając Ci zarówno wersję czytelną dla człowieka, jak i dla maszyny w jednym pliku. Oba są zgodne z EN 16931 i są równie ważne.

Czy Kleinunternehmer muszą się dostosować?

Tak. Nawet firmy korzystające z Kleinunternehmerregelung muszą się dostosować. Nie ma wyjątku ze względu na wielkość firmy.

A co z fakturami do/z innych krajów UE?

Na razie niemiecki mandat dotyczy tylko krajowych transakcji B2B. Faktury transgraniczne podlegają regułom każdego kraju. Rozporządzenie ViDA UE harmonizuje to od lipca 2030.

Otrzymałem fakturę XML i nie mogę jej otworzyć. Co mam zrobić?

Pobierz UBL Buddy z Mac App Store (za darmo). Kliknij dwukrotnie plik XML, a zobaczysz przejrzystą, czytelną fakturę. Działa na Mac, iPhone i iPad.