E-fakturowanie w Belgii: Co się zmienia w 2026 Wszystko, co belgijskie firmy muszą wiedzieć

Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie transakcje B2B między belgijskimi firmami zarejestrowanymi dla VAT muszą używać ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Faktury PDF nie są już wystarczające.

Jeśli prowadzisz firmę w Belgii — lub robisz interesy z belgijskimi firmami — oto co musisz wiedzieć.

Co się zmieniło?

Belgia uczyniła e-fakturowanie B2B obowiązkowym dla wszystkich transakcji krajowych między firmami zarejestrowanymi dla VAT. To oznacza:

• Każda faktura, którą wysyłasz do innej belgijskiej firmy, musi być ustrukturyzowaną e-fakturą
• Każda faktura, którą otrzymujesz od belgijskiej firmy, jest teraz ustrukturyzowaną e-fakturą
• Faktury PDF nie są już ważne jako jedyny format dla faktur B2B w transakcjach krajowych

Ustawa (opublikowana 6 lutego 2024) nakazuje jeden standard: Peppol BIS Billing 3.0 — ten sam format używany w całej europejskiej sieci Peppol.

Kogo to dotyczy?

Wszystkie belgijskie firmy zarejestrowane dla VAT, które przeprowadzają transakcje B2B. Nie ma wyjątków opartych na wielkości firmy czy przychodach. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem z kilkoma klientami, czy dużym przedsiębiorstwem, mandat ma zastosowanie.

Dotyczy to:

• Jednoosobowych działalności gospodarczych (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Małych i średnich przedsiębiorstw (KMO’s / PME’s)
• Dużych przedsiębiorstw
• Każdego zarejestrowanego dla belgijskiego VAT prowadzącego krajowy B2B

Jeszcze nieobjęte: Transakcje B2C (firma-konsument) i transakcje transgraniczne. Jednak rozporządzenie ViDA UE rozszerzy e-fakturowanie na wszystkie transakcje B2B wewnątrz UE od lipca 2030.

Harmonogram

Data	Co się wydarzyło
6 lutego 2024	Ustawa opublikowana
1 stycznia 2026	E-fakturowanie B2B obowiązkowe
1 lipca 2030	E-fakturowanie B2B wewnątrz UE na poziomie UE (ViDA)

W przeciwieństwie do Niemiec (które mają podejście etapowe), Belgia miała jedną datę wejścia w życie bez okresu przejściowego.

Co musisz zrobić?

1. Upewnij się, że możesz otrzymywać e-faktury

Nawet jeśli do tej pory radziłeś sobie z fakturami bez problemu, teraz otrzymujesz pliki XML zamiast (lub obok) PDF-ów. Potrzebujesz sposobu na:

• Otwieranie i czytanie faktur XML, które otrzymujesz
• Importowanie do oprogramowania księgowego (jeśli dotyczy)
• Płacenie w oparciu o ustrukturyzowane dane

UBL Buddy obsługuje pierwszy i ostatni punkt: otwórz dowolną fakturę Peppol podwójnym kliknięciem, zobacz wszystkie szczegóły i zapłać bezpośrednio przez kod QR lub integrację z aplikacją bankową.

2. Upewnij się, że możesz wysyłać e-faktury

Twoje oprogramowanie księgowe lub fakturujące musi generować faktury Peppol BIS Billing 3.0. Skonsultuj się z dostawcą oprogramowania — większość głównych belgijskich pakietów księgowych (takich jak Exact, Yuki, Billit, Octopus) dodała obsługę Peppol.

3. Zarejestruj się w Peppol (zalecane)

Posiadanie ID Peppol ułatwia innym firmom znalezienie Cię i wysłanie e-faktur przez sieć. Twój dostawca oprogramowania księgowego zazwyczaj może to zorganizować.

Nie potrzebujesz ściśle ID Peppol — możesz również otrzymywać faktury jako załączniki email — ale bycie w sieci usprawnia wszystko.

W jakim formacie są faktury?

Mandat belgijski wymaga Peppol BIS Billing 3.0, ustrukturyzowanego formatu XML (UBL 2.1). To ten sam format używany w całej europejskiej sieci Peppol, co czyni go kompatybilnym z międzynarodowymi partnerami handlowymi.

Kiedy otrzymasz jedną z tych faktur, jest to plik XML zawierający wszystkie dane faktury: dane dostawcy, pozycje, kwoty, VAT, informacje o płatności i terminy płatności. Wygląda jak kod, gdy otworzysz go w edytorze tekstu — dlatego potrzebujesz przeglądarki takiej jak UBL Buddy, aby prawidłowo go odczytać.

Jak Belgia wypada na tle innych krajów?

Belgia jest częścią szerszej europejskiej fali mandatów e-fakturowania:

• Włochy — Obowiązkowe od 2019 (pionier w UE)
• Rumunia — Obowiązkowe od 2024
• Niemcy — Odbiór obowiązkowy od stycznia 2025, wysyłka od stycznia 2027
• Belgia — Obowiązkowe od stycznia 2026
• Polska — System KSeF od lutego 2026
• Grecja — myDATA od lutego 2026
• Francja — Od września 2026 (duże firmy)

Podejście Belgii wyróżnia się prostotą: jedna data, jeden standard (Peppol), bez etapowego wdrażania.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebuję nowego oprogramowania?

Niekoniecznie. Wiele pakietów księgowych już obsługuje Peppol/UBL. Skonsultuj się z dostawcą. Do przeglądania faktur, które otrzymujesz, UBL Buddy działa wraz z każdą konfiguracją księgową — po prostu kliknij dwukrotnie plik XML.

Co się stanie, jeśli nadal wysyłam faktury tylko w PDF?

Faktury PDF nie są już uważane za ważne jako jedyny format dla krajowych transakcji B2B. Ty i Twoi klienci możecie napotkać problemy z zgodnością. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie fakturujące może generować ustrukturyzowane e-faktury.

Czy mogę nadal otrzymywać faktury PDF od zagranicznych dostawców?

Tak. Mandat belgijski dotyczy tylko krajowych transakcji B2B. Faktury od dostawców z innych krajów podlegają przepisom ich odpowiednich krajów.

Jestem freelancerem. Czy to mnie dotyczy?

Tak, jeśli jesteś zarejestrowany dla VAT i fakturujesz inne firmy w Belgii. Nie ma zwolnienia dla małych firm.

A co z notami kredytowymi?

Noty kredytowe podlegają tym samym zasadom. Muszą również być wysyłane jako ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne.

Otrzymałem fakturę XML i nie mogę jej otworzyć. Co mam zrobić?

Pobierz UBL Buddy z Mac App Store (za darmo). Kliknij dwukrotnie plik XML, a zobaczysz czystą, czytelną fakturę ze wszystkimi szczegółami. Działa również na iPhone i iPad.