E-fakturering i Belgia: Hva som endres i 2026 Alt belgiske bedrifter trenger å vite

Siden 1. januar 2026 må alle B2B-transaksjoner mellom belgiske mva-registrerte bedrifter bruke strukturerte elektroniske fakturaer. PDF-fakturaer er ikke lenger tilstrekkelige.

Hvis du driver en bedrift i Belgia — eller gjør forretninger med belgiske selskaper — her er hva du trenger å vite.

Hva endret seg?

Belgia gjorde B2B e-fakturering obligatorisk for alle innenlandske transaksjoner mellom mva-registrerte bedrifter. Dette betyr:

• Hver faktura du sender til en annen belgisk bedrift må være en strukturert e-faktura
• Hver faktura du mottar fra en belgisk bedrift er nå en strukturert e-faktura
• PDF-fakturaer er ikke lenger gyldige som eneste format for B2B-fakturaer i innenlandske transaksjoner

Loven (publisert 6. februar 2024) krever én standard: Peppol BIS Billing 3.0 — samme format som brukes i hele det europeiske Peppol-nettverket.

Hvem påvirkes?

Alle belgiske bedrifter registrert for mva som gjør B2B-transaksjoner. Det er ingen unntak basert på bedriftsstørrelse eller inntekter. Enten du er frilanser med noen få kunder eller et stort foretak, gjelder mandatet.

Dette inkluderer:

• Enkeltpersonforetak (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Småbedrifter (KMO’s / PME’s)
• Store foretak
• Alle som er registrert for belgisk mva og gjør B2B innenlands

Ikke påvirket (ennå): B2C-transaksjoner (bedrift til forbruker) og grensekryssende transaksjoner. Imidlertid vil EUs ViDA-forordning utvide e-fakturering til alle B2B-transaksjoner innen EU fra juli 2030.

Tidslinjen

Dato	Hva skjedde
6. februar 2024	Lov publisert
1. januar 2026	B2B e-fakturering obligatorisk
1. juli 2030	EU-omfattende B2B e-fakturering innen EU (ViDA)

I motsetning til Tyskland (som har en trinnvis tilnærming) hadde Belgia én enkelt oppstartsdato uten overgangsperiode.

Hva må du gjøre?

1. Sørg for at du kan motta e-fakturaer

Selv om du har håndtert fakturaer fint til nå, mottar du nå XML-filer i stedet for (eller sammen med) PDF-er. Du trenger en måte å:

• Åpne og lese XML-fakturaene du mottar
• Importere dem til regnskapsprogramvaren din (hvis aktuelt)
• Betale dem basert på de strukturerte dataene

UBL Buddy håndterer det første og siste punktet: åpne hvilken som helst Peppol-faktura med et dobbeltklikk, se alle detaljer og betal direkte via QR-kode eller bankappintegrasjon.

2. Sørg for at du kan sende e-fakturaer

Regnskaps- eller faktureringsprogramvaren din må generere Peppol BIS Billing 3.0-fakturaer. Sjekk med programvareleverandøren din — de fleste store belgiske regnskapspakker (som Exact, Yuki, Billit, Octopus) har lagt til Peppol-støtte.

3. Registrer deg for Peppol (anbefales)

Å ha en Peppol-ID gjør det enklere for andre bedrifter å finne deg og sende e-fakturaer til deg gjennom nettverket. Regnskapsprogramvareleverandøren din kan vanligvis ordne dette.

Du trenger ikke strengt tatt en Peppol-ID — du kan også motta fakturaer som e-postvedlegg — men å være på nettverket effektiviserer alt.

Hvilket format har fakturaene?

Det belgiske mandatet krever Peppol BIS Billing 3.0, et strukturert XML-format (UBL 2.1). Dette er samme format som brukes i hele det europeiske Peppol-nettverket, noe som gjør det kompatibelt med internasjonale handelspartnere.

Når du mottar en av disse fakturaene, er det en XML-fil som inneholder alle fakturadata: leverandørdetaljer, linjeartikler, beløp, mva, betalingsinformasjon og forfallsdatoer. Det ser ut som kode når det åpnes i en tekstredigerer — derfor trenger du en viser som UBL Buddy for å lese det ordentlig.

Hvordan sammenligner Belgia seg med andre land?

Belgia er en del av en bredere europeisk bølge av e-faktureringsmandater:

• Italia — Obligatorisk siden 2019 (pioner i EU)
• Romania — Obligatorisk siden 2024
• Tyskland — Mottak obligatorisk siden januar 2025, sending fra januar 2027
• Belgia — Obligatorisk siden januar 2026
• Polen — KSeF-system fra februar 2026
• Hellas — myDATA fra februar 2026
• Frankrike — Fra september 2026 (store bedrifter)

Belgias tilnærming er bemerkelsesverdig for sin enkelhet: én dato, én standard (Peppol), ingen trinnvis utrulling.

Ofte stilte spørsmål

Trenger jeg ny programvare?

Ikke nødvendigvis. Mange regnskapspakker støtter allerede Peppol/UBL. Sjekk med leverandøren din. For å vise fakturaer du mottar, fungerer UBL Buddy sammen med ethvert regnskapsoppsett — bare dobbeltklikk på en XML-fil.

Hva skjer hvis jeg fortsatt sender kun PDF-fakturaer?

PDF-fakturaer regnes ikke lenger som gyldige som eneste format for innenlandske B2B-transaksjoner. Du og kundene dine kan møte overholdelsesproblem. Sørg for at faktureringsprogramvaren din kan generere strukturerte e-fakturaer.

Kan jeg fortsatt motta PDF-fakturaer fra utenlandske leverandører?

Ja. Det belgiske mandatet gjelder kun innenlandske B2B-transaksjoner. Fakturaer fra leverandører i andre land følger reglene i deres respektive land.

Jeg er frilanser. Gjelder dette meg?

Ja, hvis du er mva-registrert og fakturerer andre bedrifter i Belgia. Det er ingen unntak for småbedrifter.

Hva med kreditnotaer?

Kreditnotaer følger de samme reglene. De må også sendes som strukturerte elektroniske dokumenter.

Jeg mottok en XML-faktura og kan ikke åpne den. Hva gjør jeg?

Last ned UBL Buddy fra Mac App Store (gratis). Dobbeltklikk på XML-filen, og du vil se en ren, lesbar faktura med alle detaljer. Den fungerer også på iPhone og iPad.