E-Rechnung in Belgien: Was ändert sich 2026 Alles, was belgische Unternehmen wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle B2B-Transaktionen zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen verwenden. PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus.

Wenn Sie ein Unternehmen in Belgien führen — oder Geschäfte mit belgischen Unternehmen machen — sollten Sie Folgendes wissen.

Was hat sich geändert?

Belgien hat die B2B-E-Rechnung verpflichtend für alle inländischen Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gemacht. Das bedeutet:

• Jede Rechnung, die Sie an ein anderes belgisches Unternehmen senden, muss eine strukturierte E-Rechnung sein
• Jede Rechnung, die Sie von einem belgischen Unternehmen erhalten, ist jetzt eine strukturierte E-Rechnung
• PDF-Rechnungen sind nicht mehr als alleiniges Format für B2B-Rechnungen in inländischen Transaktionen gültig

Das Gesetz (veröffentlicht am 6. Februar 2024) schreibt einen Standard vor: Peppol BIS Billing 3.0 — dasselbe Format, das im europäischen Peppol-Netzwerk verwendet wird.

Wer ist betroffen?

Alle belgischen Unternehmen, die für die Umsatzsteuer registriert sind und B2B-Transaktionen durchführen. Es gibt keine Ausnahmen basierend auf Unternehmensgröße oder Umsatz. Ob Sie Freelancer mit wenigen Kunden oder ein Großunternehmen sind, die Pflicht gilt.

Dies umfasst:

• Einzelunternehmer (eenmanszaken / entreprises individuelles)
• Kleine und mittlere Unternehmen (KMO’s / PME’s)
• Großunternehmen
• Jeder, der für die belgische Umsatzsteuer registriert ist und inländisch B2B-Geschäfte macht

Noch nicht betroffen: B2C-Transaktionen (Business to Consumer) und grenzüberschreitende Transaktionen. Die ViDA-Verordnung der EU wird jedoch die E-Rechnung ab Juli 2030 auf alle innereuropäischen B2B-Transaktionen ausweiten.

Der Zeitplan

Datum	Was geschah
6. Februar 2024	Gesetz veröffentlicht
1. Januar 2026	B2B-E-Rechnung verpflichtend
1. Juli 2030	EU-weite innereuropäische B2B-E-Rechnung (ViDA)

Im Gegensatz zu Deutschland (das einen stufenweisen Ansatz hat) hatte Belgien ein einzelnes Startdatum ohne Übergangszeit.

Was müssen Sie tun?

1. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können

Selbst wenn Sie Rechnungen bisher problemlos bearbeitet haben, erhalten Sie jetzt XML-Dateien statt (oder zusätzlich zu) PDFs. Sie benötigen eine Möglichkeit:

• Die XML-Rechnungen, die Sie erhalten, zu öffnen und zu lesen
• In Ihre Buchhaltungssoftware zu importieren (falls zutreffend)
• Basierend auf den strukturierten Daten zu bezahlen

UBL Buddy übernimmt den ersten und letzten Punkt: Öffnen Sie jede Peppol-Rechnung mit einem Doppelklick, sehen Sie alle Details und bezahlen Sie direkt per QR-Code oder Banking-App-Integration.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen senden können

Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware muss Peppol BIS Billing 3.0 Rechnungen generieren können. Fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter nach — die meisten großen belgischen Buchhaltungspakete (wie Exact, Yuki, Billit, Octopus) haben Peppol-Unterstützung hinzugefügt.

3. Registrieren Sie sich für Peppol (empfohlen)

Eine Peppol-ID zu haben, erleichtert es anderen Unternehmen, Sie zu finden und Ihnen E-Rechnungen über das Netzwerk zu senden. Ihr Buchhaltungssoftware-Anbieter kann dies normalerweise arrangieren.

Sie benötigen nicht zwingend eine Peppol-ID — Sie können Rechnungen auch als E-Mail-Anhänge erhalten — aber das Netzwerk optimiert alles.

In welchem Format sind die Rechnungen?

Das belgische Mandat erfordert Peppol BIS Billing 3.0, ein strukturiertes XML-Format (UBL 2.1). Dies ist dasselbe Format, das im europäischen Peppol-Netzwerk verwendet wird, wodurch es mit internationalen Handelspartnern kompatibel ist.

Wenn Sie eine dieser Rechnungen erhalten, ist es eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten enthält: Lieferantendetails, Posten, Beträge, Umsatzsteuer, Zahlungsinformationen und Fälligkeitsdaten. Es sieht wie Code aus, wenn Sie es in einem Texteditor öffnen — deshalb benötigen Sie einen Viewer wie UBL Buddy, um es richtig zu lesen.

Wie verhält sich Belgien im Vergleich zu anderen Ländern?

Belgien ist Teil einer breiteren europäischen Welle von E-Rechnungspflichten:

• Italien — Verpflichtend seit 2019 (Pionier in der EU)
• Rumänien — Verpflichtend seit 2024
• Deutschland — Empfang verpflichtend seit Januar 2025, Versand ab Januar 2027
• Belgien — Verpflichtend seit Januar 2026
• Polen — KSeF-System ab Februar 2026
• Griechenland — myDATA ab Februar 2026
• Frankreich — Ab September 2026 (große Unternehmen)

Belgiens Ansatz ist bemerkenswert durch seine Einfachheit: ein Datum, ein Standard (Peppol), keine stufenweise Einführung.

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich neue Software?

Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungspakete unterstützen bereits Peppol/UBL. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach. Zum Anzeigen von Rechnungen, die Sie erhalten, funktioniert UBL Buddy neben jedem Buchhaltungs-Setup — einfach auf eine XML-Datei doppelklicken.

Was passiert, wenn ich immer noch nur PDF-Rechnungen sende?

PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als gültig als alleiniges Format für inländische B2B-Transaktionen. Sie und Ihre Kunden könnten Compliance-Probleme bekommen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungssoftware strukturierte E-Rechnungen generieren kann.

Kann ich immer noch PDF-Rechnungen von ausländischen Lieferanten erhalten?

Ja. Das belgische Mandat gilt nur für inländische B2B-Transaktionen. Rechnungen von Lieferanten in anderen Ländern folgen den Regeln ihrer jeweiligen Länder.

Ich bin Freelancer. Gilt dies für mich?

Ja, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und Rechnungen an andere Unternehmen in Belgien stellen. Es gibt keine Ausnahme für kleine Unternehmen.

Was ist mit Gutschriften?

Gutschriften folgen denselben Regeln. Sie müssen auch als strukturierte E-Dokumente gesendet werden.

Ich habe eine XML-Rechnung erhalten und kann sie nicht öffnen. Was soll ich tun?

Laden Sie UBL Buddy aus dem Mac App Store herunter (kostenlos). Doppelklicken Sie auf die XML-Datei und Sie sehen eine übersichtliche, lesbare Rechnung mit allen Details. Es funktioniert auch auf iPhone und iPad.