So versenden Sie eine Peppol-Rechnung Was Sie wirklich brauchen, um über das Peppol-Netzwerk zu fakturieren

Kurzfassung: Um eine Peppol-Rechnung zu versenden, brauchen Sie drei Dinge: (1) eine Peppol-ID, (2) einen Access Point, der Sie an das Netzwerk anbindet, und (3) eine Buchhaltungssoftware, die eine gültige UBL-/Peppol-BIS-3.0-Datei erzeugt. Die gute Nachricht: Wenn Sie bereits moderne Buchhaltungssoftware nutzen, haben Sie höchstwahrscheinlich alle drei mit einem einzigen Klick — Sie müssen es nur aktivieren. Dieser Leitfaden erklärt, was jeder Baustein tut und wie Sie starten.

Sie haben gehört, dass Sie Rechnungen über Peppol versenden sollten, gerade weil in der EU 2026 und 2027 Länder-Mandate in Kraft treten. Doch die Dokumentation setzt meist voraus, dass Sie Access Points, Identifier, BIS-Profile und Validierung schon verstehen. Hier die Version ohne dieses Vorwissen.

Die drei Bausteine, die Sie brauchen

1. Eine Peppol-ID (Ihre Adresse im Netzwerk)

Eine Peppol-ID ist Ihre eindeutige Adresse im Peppol-Netzwerk — wie eine E-Mail-Adresse, nur für Rechnungen. Sie basiert typischerweise auf Ihrem Ländercode plus einer anerkannten Kennung:

• In den meisten EU-Ländern: Ländercode + USt-IdNr. (z. B. 0208:BE0123456789 für ein belgisches Unternehmen)
• In Deutschland: USt-IdNr. oder die Leitweg-ID für B2G
• In anderen Regionen: länderspezifische Unternehmensnummern

Sie erzeugen diese ID in der Regel nicht selbst — Ihr Access Point vergibt und registriert sie für Sie (mehr dazu gleich).

Wichtig: Sobald Sie registriert sind, wird Ihre Peppol-ID in einem Verzeichnis veröffentlicht, sodass andere Unternehmen Sie finden und Rechnungen an Sie senden können. Der Empfang funktioniert ab diesem Moment automatisch.

2. Ein Access Point (Ihr Tor zum Netzwerk)

Ein Access Point ist ein Dienstleister, der mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist. Stellen Sie ihn sich wie einen E-Mail-Server vor: Sie verbinden sich nicht direkt mit “dem E-Mail-Netzwerk”, sondern mit einem Anbieter (Gmail, Outlook, eigener Mailserver), der mit dem Rest des Netzwerks spricht.

Bei Peppol genauso: Sie verbinden sich mit einem Access Point, und der Access Point kümmert sich um den technischen Teil — sicherer Transport, Validierung, Zertifikate, Empfänger-Lookup im Verzeichnis.

In der Praxis ist Ihr Access Point eines von zwei Dingen:

Variante A — Ihre Buchhaltungssoftware ist selbst Access Point. Viele moderne Buchhaltungstools (DATEV, Xero, sevDesk in Verbindung mit Peppol-Anbietern, lexoffice, Yuki, Exact, bestimmte Sage-Produkte usw.) sind selbst Peppol-zertifizierte Access Points. Sie aktivieren Peppol in den Einstellungen — fertig. Kein zusätzlicher Vertrag.

Variante B — Ein eigenständiger Access-Point-Anbieter. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware nicht Peppol-zertifiziert ist, binden Sie sich an einen Drittanbieter-Access-Point an (Storecove, Pagero, Tradeshift, Babelway, Comarch, Unifiedpost und viele länderspezifische Anbieter). Diese berechnen meist eine kleine Gebühr pro Dokument oder ein Monatsabonnement.

3. Software, die gültiges UBL erzeugt

Über Peppol zu senden bedeutet, eine Peppol BIS Billing 3.0-Rechnung zu senden — ein eng spezifiziertes UBL-XML-Format. Es muss gegen Schema-Regeln validieren: korrekte USt-Codes, ISO-Währungs-Codes, Pflichtfelder, strukturierte Steueraufschlüsselung.

Auch hier nimmt Ihnen moderne Buchhaltungssoftware diese Arbeit ab. Sie füllen die Rechnung wie gewohnt aus, und im Hintergrund erzeugt das System konformes UBL.

Wenn Sie Entwickler sind und das selbst bauen: Die Spezifikation, Validierungsregeln und Beispieldateien zu Peppol BIS Billing 3.0 sind öffentlich auf docs.peppol.eu verfügbar.

Schritt für Schritt: Ihre erste Peppol-Rechnung

Dies ist der typische Ablauf für einen Kleinbetrieb oder Freelancer mit moderner Buchhaltungssoftware.

1. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware Peppol unterstützt. Suchen Sie im Hilfecenter nach “Peppol” oder “E-Rechnung” — die meisten Tools haben dafür eine Einstellungsseite. Wenn ja, weiter. Wenn nein, siehe Abschnitt eigenständiger Access Point weiter unten.

2. Aktivieren Sie Peppol in den Einstellungen. Üblicherweise bestätigen Sie Ihre USt-IdNr. und akzeptieren die Bedingungen. Ihr Buchhaltungstool registriert Ihre Peppol-ID für Sie.

3. Warten Sie auf die Bestätigung. Die Registrierung dauert je nach Anbieter wenige Minuten bis ein paar Werktage. Sobald registriert, können Sie Peppol-Rechnungen senden und empfangen.

4. Erstellen Sie eine Rechnung wie gewohnt. Kundendaten, Positionen, MwSt. — gewohnter Ablauf.

5. Achten Sie beim Versand auf eine Peppol-Option. Oft als Schalter oder Knopf: “Über Peppol versenden”, “E-Rechnung nutzen”, “Als E-Rechnung versenden”. Das System schlägt die Peppol-ID Ihres Kunden automatisch im Verzeichnis nach — ist er registriert, läuft die Rechnung über das Netzwerk. Wenn nicht, fällt Ihre Software auf E-Mail mit UBL-Anhang zurück.

6. Prüfen Sie den Zustellstatus. Peppol gibt Zustellbestätigungen zurück. Ihre Buchhaltungssoftware sollte die Rechnung als zugestellt markieren, sobald der Access Point des Empfängers das bestätigt.

Mehr ist es nicht. Aus Sicht des Anwenders unterscheidet sich das nicht vom Versand einer PDF per E-Mail — nur dass das Buchhaltungssystem des Empfängers die Daten automatisch importiert, ohne dass jemand etwas abtippen muss.

Was, wenn meine Software nicht Peppol-fähig ist?

Zwei Wege.

Software wechseln. Wenn Sie als Kleinunternehmen wenige Male im Monat fakturieren, ist der Wechsel zu einem modernen Buchhaltungstool meist die einfachste Lösung. Die meisten gängigen Tools in Ihrem Land sind Peppol-zertifiziert.

Eigenständigen Access Point nutzen. Wenn ein Wechsel nicht in Frage kommt, bieten Dienste wie Storecove, Pagero oder länderspezifische Anbieter ein Peppol-Gateway mit API-Zugang oder einem einfachen Web-Upload. Sie erzeugen UBL-Dateien in Ihrem bestehenden Tool, und der Access Point kümmert sich um die Zustellung. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 0,10 € und 1 € pro Dokument, je nach Volumen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich in der EU sein, um Peppol-Rechnungen zu versenden?

Nein. Peppol startete in Europa, wird heute aber auch in Australien, Singapur, Japan, Neuseeland und in US-Pilotprojekten genutzt. Solange Ihr Land eine Peppol-Authority hat und der Empfänger registriert ist, funktioniert es international.

Brauche ich für jedes Land, in dem ich Geschäfte mache, eine eigene Peppol-ID?

Nein. Eine Peppol-ID pro juristischer Person. Das Adressbuch ist global — jeder im Peppol-Netzwerk kann Sie weltweit finden.

Kann ich kostenlos eine Peppol-Rechnung versenden?

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware selbst Peppol-Access-Point ist und das im Abo enthalten ist, ja — es fällt in der Regel keine Gebühr pro Rechnung an. Bei einem eigenständigen Access Point rechnen Sie mit einer kleinen Gebühr pro Dokument oder einem Monatsabo.

Was, wenn mein Kunde nicht im Peppol-Netzwerk ist?

Moderne Buchhaltungstools fallen in diesem Fall meist auf E-Mail mit UBL-Anhang zurück. Ihr Kunde erhält trotzdem eine gültige UBL-Datei — nur als E-Mail-Anhang statt direkt in seiner Buchhaltungssoftware. Er kann sie mit einem Viewer wie UBL Buddy auf seinem Mac öffnen.

Kann ich Rechnungen gleichzeitig als PDF und UBL versenden?

Ja — und das ist während der Übergangsphase eine gute Idee. Die meisten Buchhaltungstools können der Peppol-Nachricht eine PDF-Darstellung beifügen, sodass Menschen etwas Vertrautes sehen und Maschinen das strukturierte XML lesen. Hybridformate wie ZUGFeRD funktionieren nach dem gleichen Prinzip.

Was ist der Unterschied zwischen Peppol und einer einfach per E-Mail verschickten UBL-Datei?

Eine UBL-Datei als E-Mail-Anhang ist immer noch gültige E-Rechnungs-Information — Ihr Empfänger kann sie importieren. Peppol fügt hinzu: automatisches Empfänger-Lookup, sicheren Transport mit Zustellbestätigungen, Schema-Validierung vor dem Versand und direkte Ablage im Buchhaltungssystem des Empfängers ohne manuelle Sortierung. Bei Länder-Mandaten wie Belgien 2026 ist der Netzwerkkanal selbst Teil der gesetzlichen Vorgabe, nicht nur das Format.

Was ist eine Peppol-Authority?

Jedes Land hat eine designierte Peppol-Authority — die Stelle, die Access Points zulässt, das Verzeichnis betreibt und das Land mit der OpenPeppol-Governance abstimmt. In Belgien ist das FOD BOSA, in den Niederlanden NPa, in Deutschland KoSIT, in Großbritannien NHS Digital (ursprünglich für das Gesundheitswesen, mit wachsendem Geltungsbereich). Für die meisten Anwender bleibt sie unsichtbar — Sie haben es nur mit Ihrem Access Point zu tun.

Weiterlesen

• Was ist eine Peppol-Rechnung? — der Standard, das Netzwerk und das Format
• Peppol vs. UBL: Was ist der Unterschied? — die Begriffe sauber getrennt
• E-Rechnungspflicht: Übersicht nach Ländern — wann müssen Sie Peppol-fähig sein?
• E-Rechnung in Belgien 2026 — die konkreteste EU-Frist heute